En Ligne: 14 février 2024 (V11.7.0) 

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Dates clés:

• Tests UAT - 31 janvier-7 février

• Mise en ligne: 14 février.

• Période d'arrêt progressif : du 14 février au 31 mars

• Les ententes OneSpan doivent être entièrement signés avant le 31 mars ou ils devront être réinitialisés

Aperçu des modifications

Apexa s'est associé à un nouveau fournisseur de signatures électroniques Paperless Solutions Group (PSG) qui fait partie du groupe de sociétés MIB.

Ce nouveau partenariat présente plusieurs avantages :

• Personnalisation pour correspondre à la fonction et à l'expérience existantes.

• Les capacités d’accès et de conservation des documents sont identiques ou meilleures.

• Les données sont hébergées au Canada.

• Flexibilité accrue pour des améliorations futures lorsque des changements sont nécessaires.

Bien que l’intégration offre une apparence et une logique d'affaires similaires, il existe quelques différences :

Navigation

• Le défilement continu a été remplacé par la pagination vers les pages suivantes

• Les boutons de navigation ont été étendus pour inclure Signature Suivante, Suivante et Retour pour naviguer dans l'entente.

• Le signataire doit remplir toutes les exigences en suspens pour la page actuelle avant de pouvoir accéder à la page suivante.

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Champs obligatoires 

• Par défaut, les champs obligatoires sont identifiés par un point rouge en haut à gauche du champ (auparavant en haut à droite)

• Les champs de signature et de paraphes sont représentés par des boutons bleus (identiques à OneSpan)

• Un message contextuel s'affiche lorsqu'un champ obligatoire n'a pas été rempli. (Auparavant une bannière en haut de la page) 

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Autres changements mineurs

• Les cases à cocher sont représentées par un « X » (auparavant une coche)

• Après avoir signé un accord, cliquez sur votre nom ou sur le bouton Afficher pour ouvrir l'accord. (Auparavant, il ouvrait la page Revue des documents) 

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Améliorations supplémentaires

Dans le cadre de cette transition, Apexa a apporté des améliorations supplémentaires pour garantir une meilleure expérience de signature sur les deux plates-formes des fournisseurs :

Synchronisation automatique du statut de signature 

• Lorsqu'un signataire a terminé la signature, néglige de cliquer sur le bouton « Compléter les signatures » et ferme le navigateur, la fenêtre ou accède à la page précédente, l'entente n'a pas été reconnu comme signé dans le système auparavant.

• À l'avenir, la prochaine fois que le signataire tentera de signer l'entente, le système Apexa ouvrira l'entente et synchronisera automatiquement le statut de signature avec celui du fournisseur et changera le statut en « Complétée ».

• Le travail en traitement de nuit continuera à traiter tout autre entente signée, mais pour lequel le signataire n'a pas tenté de signer à nouveau.

Mécanisme de réinitialisation amélioré

• Auparavant, certaines limitations entraînaient une erreur lors de la tentative de réinitialisation d'une entente.

• Le processus de réinitialisation a été amélioré pour répondre à ces limitations afin de garantir qu'un processus de réinitialisation réussit et se déroule sans erreurs.

• Dans le cas d'un signataire supplémentaire, la réinitialisation d'une entente réinitialise toutes les informations du signataire externe

Facilité d'utilisation améliorée lors de l'utilisation de signataires externes

• Les clients peuvent contracter quel que soit l'ordre dans lequel les signataires externes sont supprimés. 

• Les clients ne peuvent plus supprimer un signataire externe une fois le contrat envoyé à la partie cible pour signature. Pour supprimer un signataire externe, l'entente devra être réinitialisé.

• L'étape de validation du code NIP secondaire pour un signataire externe a été supprimée 

• La duplication de la validation des courriels pour les signataires externes et les signataires délégués inclut désormais le respect de la casse.

Messages d'erreur améliorés

• Des améliorations ont été apportées aux messages d'erreur pour garantir qu'ils transmettent une meilleure compréhension du problème sous-jacent. 

Période d'arrêt progressif 

• A partir du 14 février tous les nouveaux accords seront créés sur la Plateforme PSG

• Tous les accords OneSpan créés avant le 14 février et qui n'ont pas été entièrement signés devront être finalisés avant le 31 mars.

• Chaque semaine, Apexa fournira aux clients une liste des contrats qui ont des exigences de signature en suspens.

• Si la signature n'est pas complétée avant le 31 mars, l'accord ou le contrat devra être réinitialisé en fonction du flux de travail suivant :

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Zones à tester

• Vérifier que les trousses contractuels peuvent être signés comme prévu

• Valider les exigences ponctuelles peut être signé comme prévu

• Valider la fonctionnalité de réinitialisation du contrat et de l'entente