Présentation de la mise sous contrat

À titre d’entité partenaire, vous pouvez utiliser le portail APEXA pour établir et gérer des contrats. Le terme Contrat fait référence à la relation entre les parties dans APEXA. Par exemple, un contrat Conseiller–AG–Assureur signifie qu’il y a une relation contractuelle entre le conseiller, l’AG et l’assureur.

Vous pouvez seulement demander un contrat avec l’organisation directement au-dessus de vous dans la chaîne contractuelle. Si vous désirez qu’une trousse s’arrête à l’une des parties de la chaîne contractuelle, vous devez inclure une exigence pour cette partie dans la trousse. Les relations doivent être établies à chaque niveau de la hiérarchie dans APEXA. Par exemple, dans une relation contractuelle Assureur > AG > AGA > Conseiller, il doit y avoir un contrat entre :

• Assureur – AG
• AG – AGA
• AGA – Conseiller
• AG – AGA – Conseiller
• Assureur – AG – AGA
• Assureur – AG – AGA – Conseiller

La relation contractuelle doit être établie du bas vers le haut. Par exemple, dans une relation contractuelle Assureur > AG > Entreprise > Conseiller, la relation entre le conseiller et l’entreprise est établie en premier, ensuite celle entre l’AG, l’entreprise et le conseiller et enfin celle entre l’assureur, l’AG, l’entreprise et le conseiller.

Certaines entreprises peuvent tenir le rôle d’AG dans une relation contractuelle et celui d’AGA dans une autre. Dans cette situation, vous pouvez indiquer quel profil vous désirez afficher. Pour en savoir plus sur comment basculer d’un profil à l’autre, voir la section Profils multiples.  

Communication dans les contrats

Remarques d’ordre général

Tout au long du processus de mise sous contrat, la section Commentaires affiche les communications entre les parties au contrat, avant et après que le contrat soit conclu. Chaque commentaire s’affiche dans une boîte distincte avec le nom de l’utilisateur qui a créé le commentaire et de celui qui l’a modifié en dernier. L’heure et la date de création ou de modification du commentaire seront affichées. Les commentaires qui sont ajoutés de façon manuelle par l’utilisateur seront considérés comme des commentaires de type « Général ».

Commentaires générés par le système

Le système générera automatiquement des commentaires pour certaines actions. Ces commentaires sont identifiés par type, selon l’action qui les a générés :

Verrouiller un contrat

Pendant le processus de mise sous contrat, toutes les parties de la chaîne contractuelle peuvent voir le contrat. Le contrat ne peut cependant être modifié que par un utilisateur à la fois, peu importe qui est responsable de l’enregistrement. Si le contrat est auprès d’une autre partie, votre accès sera limité puisqu’il sera verrouillé par l’autre utilisateur. Vous ne pourrez qu’y ajouter des commentaires. Pour en savoir plus sur la façon d’ajouter des commentaires, voir la section Communication dans les contrats.  

Si un contrat est verrouillé par une partie au sein de votre organisation, l’adresse courriel de cet utilisateur sera affichée dans l’en-tête du contrat. Vous pourrez au besoin contacter la personne qui a verrouillé le contrat. Par contre, si le contrat est verrouillé par une partie à l’extérieur de votre organisation, vous verrez seulement le nom de cet utilisateur (p. ex. AG ABC). 

Demandes de contrat

APEXA permet aux conseillers, aux entreprises et aux entités partenaires de demander des contrats à des parties situées au-dessus d’elles dans la chaîne contractuelle. Une organisation peut vous demander un contrat directement ou en demander un à une autre organisation par l’entremise du contrat qu’elle a avec vous (ceci ne s’applique pas aux assureurs). Les conseillers et les entreprises peuvent également demander le transfert d’un contrat existant d’une partie vers une autre.

Demande de contrat entre deux parties

Lorsqu’une entreprise ou un conseiller en dessous de vous dans la chaîne contractuelle soumet une demande de contrat, une nouvelle demande de contrat sera générée. 

Lorsqu’une demande de contrat entre deux parties est créée, le type de la demande sera « Nouveau contrat ». Vous pourrez Accepter ou Refuser la demande de contrat. Si vous l’acceptez, un nouveau contrat en attente sera créé. Voir les sections Vérification et Établir un contrat ci-dessous pour en savoir plus sur les étapes à suivre. Si vous la refusez, la demande sera fermée, mais vous pourrez envoyer des commentaires au conseiller ou à l’entreprise pour expliquer les motifs de votre refus. Une demande refusée restera dans l’historique des demandes de contrat entre vous et le conseiller ou l’entreprise.

Avant d’accepter la demande, vous voudrez peut-être procéder à une vérification sur le conseiller ou l’entreprise (pour en savoir plus, voir la section Vérification). 

Lorsqu’une demande de contrat est acceptée, celui-ci est créé avec un statut « en attente » et un numéro d’identification (ID du contrat) est généré (voir la capture d’écran ci-dessous). Lorsqu’une demande de contrat est refusée, elle demeurera dans la zone Demande de contrat > Historique des contrats du système. En cliquant sur la demande refusée, vous pourrez voir les commentaires saisis lors du refus.

Demande de contrat entre plusieurs parties (AG seulement)

À titre d’agent général, vous établirez des contrats entre les conseillers et les entreprises d’une part et les assureurs au-dessus vous d’autre part. Si un conseiller ou une entreprise a déjà un contrat avec votre AG, mais désire avoir un contrat avec un autre assureur, il devra soumettre une demande contrat entre plusieurs parties. 

Ajout de conseillers à un contrat avec une entreprise

Si une entreprise a déjà un contrat avec vous, mais désire ajouter des conseillers sous elle (avec lesquels elle a déjà un contrat), elle soumettra une demande pour ajouter des conseillers. 

Vérification – Conseillers

À tout moment pendant le processus de mise sous contrat, vous pourrez effectuer une vérification sur une conseiller. Pour ce faire, cliquez sur son nom (auquel est lié un hyperlien, voir la capture d’écran ci-dessous) dans l’en-tête du contrat ou utilisez l’écran de recherche Conseiller (voir la section Recherches). 

Le profil des conseillers vous permet d’accéder aux écrans suivants. 

Profil

Associations avec une entreprise

Liste des entreprises auxquelles le conseiller est lié, le type d’entreprise, le numéro d’entreprise et l’état de santé du dossier de cette entreprise.

Permis

Récapitulatif des renseignements relatifs aux permis actuellement indiqués dans le profil du conseiller et l’état de santé de chaque permis. Vous pouvez accéder aux documents associés à ce permis à partir de cette page. Pour accéder aux renseignements relatifs à ce permis, cliquez sur l’icône       . En cliquant sur le numéro de permis, vous aurez accès aux renseignements antérieurs relatifs à ce permis.

Assurances E&O

Récapitulatif des renseignements relatifs aux assurances erreurs et omissions indiquées dans le profil du conseiller et l’état de santé de chaque assurance. Vous pouvez accéder au document associé à l’assurance erreurs et omissions à partir de cette page. Pour accéder aux informations relatives à cette assurance erreurs et omissions, cliquez sur l’icône       . En cliquant sur le numéro de certificat ou de police de l’assurance, vous aurez accès aux renseignements antérieurs relatifs à cette assurance.

Adresses

Confirme si oui ou non le conseiller a fourni ses adresses résidentielles et professionnelles des cinq dernières années.

Numéros de téléphone

Affiche les numéros de téléphone personnel et professionnel, le cas échéant, indiqués par le conseiller.

Historique d’emploi

Affiche l’historique d’emploi du conseiller.

Historique d’affaires en assurances

Affiche l’historique d’affaires en assurances du conseiller.

Références

Confirme si oui ou non le conseiller a fourni les trois références requises.

Études

Affiche le niveau d’études le plus élevé atteint par le conseiller.

Titres professionnels

Affiche les titres professionnels indiqués par le conseiller.

Dette

Liste de toutes les dettes publiques actuelles enregistrées au nom du conseiller. Veuillez noter que les renseignements antérieurs concernant les dettes ne sont pas disponibles.

Contrats

Le système fournira la liste des contrats du conseiller et inclura les contrats dont vous êtes une partie, les contrats résiliés, rétrogradés ou refusés (et en indiquera le motif), les contrats sur lesquels une dette partagée a été enregistrée et les contrats sous surveillance partagée.

Le système fournira également l’historique de surveillance, y compris toutes les fois où le conseiller a fait l’objet d’une surveillance partagée depuis son inscription dans le système (que la surveillance soit en cours ou non).

Historique du profil

Cette section du profil vous donnera accès à des instantanés du questionnaire pour la sélection des conseillers (QSC) à diffé     rentes dates, y compris ceux de chaque attestation ainsi que tous les documents complémentaires fournis à ce moment-là. Une image est créée chaque fois qu’un conseiller apporte un changement à son profil et à l’attestation. Si un conseiller a téléversé des documents au moment de remplir le QSC, vous pouvez y accéder en sélectionnant l’icône de documents située à droite de l’image du profil. Il pourrait s’agir de documents utilisés pour répondre à une question au sujet de la conformité pendant le processus d’intégration ou pour appuyer des réponses à des questions relatives à un contrat. 

Historique de crédit

Cet écran vous permettra de voir les résultats de la vérification de crédit initiale, tout changement du pointage du crédit ainsi que les déclencheurs liés au crédit reçus pour le conseiller par la suite.

Le rapport de crédit initial est constitué d’un ensemble de renseignements (un exemple est présenté à l’annexe B – Dossier de crédit complet). Pour en savoir plus sur un élément en particulier, cliquez sur l’icône à côté de celui-ci.

En cas de changement au pointage de crédit, ou si un déclencheur de crédit est reçu par APEXA, ce déclencheur apparaîtra dans la section appropriée et la date à laquelle il a été ajouté (Date de l’ajout) sera indiquée. 

Historique de la vérification des antécédents criminels

Cet écran vous permet de consulter l’historique de la vérification des antécédents criminels d’un conseiller, y compris la date à laquelle chaque vérification a été effectuée et son résultat.

Vérification d’antécédents criminels automatique

APEXA vérifie automatiquement les antécédents criminels par l’entremise du fournisseur Sterling BackCheck dans les situations ou un conseiller établit une nouvelle relation contractuelle avec une entité partenaire et qu’aucune vérification n’a été effectuée au cours des soixante derniers jours. Les actionnaires qui détiennent 20 % ou plus d’une entreprise seront soumis à une vérification si leur entreprise établit une nouvelle relation contractuelle avec une entité partenaire et qu’aucune vérification n’a été effectuée au cours des soixante derniers jours.

Vérification d’antécédents criminels manuelle

Si une entité partenaire souhaite vérifier les antécédents criminels, dans une situation que celles énoncées ci-dessus, elle peut manuellement demander une vérification des antécédents criminels. Les frais associés à cette vérification seront alors facturés à l’entité partenaire.

Résultats de la vérification des antécédents criminels

Le résultat d’une vérification d’antécédents criminels peut être l’un des suivants :

• Clair : aucune condamnation communicable n’a été relevée dans la base de données du CIPC.
• Non concluant : une ou plusieurs condamnations communicables ont été relevées dans la base de données du CIPC. BackCheck émettra un autre rapport, généralement dans un délai de quelques jours ouvrables, indiquant si le conseiller a divulgué ces condamnations de façon complète et exacte.
  • Non concluant – Exact : la ou les condamnations dévoilées par le demandeur représentent un portrait complet et exact du casier judiciaire relevé dans la base de données du CIPC.
  • Non concluant – Inexact : la ou les condamnations dévoilées par le demandeur ne représentent pas un portrait complet et exact du casier judiciaire relevé dans la base de données du CIPC.
• Impossible de compléter : Les données habituelles (nom, date et lieu de naissance, déclaration sur les antécédents criminels) ne sont pas suffisantes pour différencier les individus et les empreintes digitales sont requises pour identifier le candidat avec précision. Veuillez noter que cette situation est rarissime.

Si le résultat de la vérification automatique des antécédents criminels est Non concluant, ou Non concluant - Inexact, tout partenaire qui a accès à au profil de ce conseiller pourra faire une demande d’information supplémentaire pour en savoir plus sur le résultat. Cette demande permet à l’entité partenaire de communiquer au conseiller ou à l’actionnaire les résultats et de procéder ensuite à une autre vérification des antécédents criminels. Si un utilisateur a sélectionné la vérification manuelle des antécédents criminels et que le résultat est Non concluant, ou Non concluant - Inexact, seuls les utilisateurs de votre organisation pourront demander de l’information supplémentaire (les autres pourront voir le résultat, mais pas demander de renseignements supplémentaires puisque ces recherches sont réalisées aux frais de votre organisation). 

Si quelqu'un a fait une demande d'informations supplémentaires, la date de la demande sera affichée sous les résultats initiaux. 

Codes d’arrière-guichet

Cet écran vous permet de consulter tous les codes propres à votre organisation qui ont été fournis pour ce conseiller. Il peut par exemple y avoir dans votre arrière-guichet un Jean Tremblay associé au code 1234 et un Jean Tremblay associé au code 2345. Lorsque Jean intégrera le système, ces deux profils seront fusionnés dans un seul profil APEXA. Vous verrez alors les deux codes, 1234 et 2345, sur l’écran des Codes d’arrière-guichet.

Vérification – Entreprises

À tout moment pendant le processus de mise sous contrat, vous pourrez effectuer une vérification sur une conseiller. Pour ce faire, cliquez sur son nom, auquel est lié un hyperlien (voir la capture d’écran ci-dessous) dans l’en-tête du contrat ou utilisez l’écran de recherche Conseiller (voir la section Recherches).

Après avoir cliqué sur le nom de l’entreprise, vous atteindrez son profil, à partir duquel vous pouvez consulter les écrans suivants (en cliquant sur l’élément correspondant dans le menu à gauche).

Profil

Actionnaires

Vous pouvez consulter la liste des actionnaires de même que le pourcentage de leur participation et l’état de santé du profil. Cliquer sur un actionnaire vous permettra de faire une vérification portant sur cette personne (voir la section Vérification – conseillers pour en savoir plus sur les renseignements disponibles).

Permis

Vous pouvez consulter le récapitulatif des renseignements relatifs aux permis actuellement indiqués dans le profil de l’entreprise ainsi que l’état de santé de chaque permis. Vous pouvez accéder aux documents associés à ce permis à partir de cette page. Pour accéder aux renseignements relatifs à ce permis, cliquez sur l’icône       . En cliquant sur le numéro de permis, vous aurez accès aux renseignements antérieurs relatifs à ce permis en particulier.

Assurances E&O

Vous pouvez consulter le récapitulatif des renseignements relatifs aux assurances erreurs et omissions indiquées dans le profil de l’entreprise et l’état de santé de chaque assurance. Vous pouvez accéder au document associé à l’assurance erreurs et omissions à partir de cette page. Pour accéder aux informations relatives à cette assurance erreurs et omissions, cliquez sur l’icône         . En cliquant sur le numéro de certificat ou de police de l’assurance, vous aurez accès aux renseignements antérieurs relatifs à cette assurance.

Adresses

Vous pouvez vérifier si oui ou non le représentant de l’entreprise a fourni les adresses des cinq dernières années.

Conseillers sous contrat

Ce bouton, situé juste au-dessus de la section « Profil » vous mènera à la liste des conseillers qui sont sous contrat avec vous par l’entremise de cette entreprise.

Numéros de téléphone

Affiche les numéros de téléphone personnel et professionnel, le cas échéant, indiqués par l’entreprise.

Dette

Liste de toutes les dettes publiques actuelles enregistrées au nom de l’entreprise. Veuillez noter que les renseignements antérieurs concernant les dettes ne sont pas disponibles.

Contrats

Le système fournira la liste des contrats de l’entreprise et inclura les contrats dont vous êtes une partie, les contrats résiliés ou refusés (et en indiqueront le motif), les contrats sur lesquels une dette partagée a été enregistrée et les contrats sous surveillance partagée.

Le système fournira également l’historique de surveillance, y compris toutes les fois où l’entreprise a fait l’objet d’une surveillance partagée depuis que le conseiller est inscrit dans le système (que la surveillance soit en cours ou non).

Codes d’arrière-guichet

Cet écran vous permet de consulter tous les codes propres à votre organisation qui ont été fournis pour ce conseiller. Il peut par exemple y avoir dans votre arrière-guichet un Jean Tremblay associé au code 1234 et un Jean Tremblay associé au code 2345. Lorsque Jean intégrera le système, ces deux profils seront fusionnés dans un seul profil APEXA. Vous verrez alors les deux codes, 1234 et 2345, sur l’écran des Codes d’arrière-guichet.

Attribuer un contrat

Une fois qu’une demande de contrat a été acceptée et que le contrat a été créé, vous pouvez, si vous disposez des autorisations appropriées, attribuer le contrat à vous-même ou à tout autre utilisateur au sein de votre organisation. Les utilisateurs trouveront peut-être utile de faire une recherche sur tous les contrats qui leur ont été attribués et cela pourrait vous servir d’outil pour attribuer du travail dans APEXA. 

Établir un contrat

Sélectionner les rôles de chaque partie

Une fois que la demande de contrat aura été acceptée et le contrat créé, vous devrez indiquer quel rôle joue chaque partie au contrat.

Ajouter la trousse de mise sous contrat

L’étape à compléter après avoir déterminé le rôle de chaque partie de la chaîne contractuelle est d’ajouter une trousse de mise sous contrat au contrat. Cette trousse sera transmise au conseiller ou à l’entreprise afin qu’il remplisse les exigences et elle remontera ensuite la chaîne pour établir le contrat. Par exemple, dans un contrat entre trois parties entre un assureur, un AG et un conseiller, l’AG ajouterait une trousse de mise contractuelle de l’assureur et attribuerait le contrat au conseiller. Le conseiller remplirait les exigences avant de faire suivre le contrat dans la chaîne contractuelle pour son approbation.

Lorsqu’une trousse a été ajoutée, les exigences s’afficheront sur le contrat dans différents onglets situés sous l’en-tête du contrat.

Les exigences en attente sont identifiées par l’icône  Dans la plupart des cas, la prochaine étape est de transmettre le contrat au conseiller (voir la section Transmettre la trousse de mise sous contrat). Si l’icôneest affichée sur l’onglet Signatures supplémentaires, des signatures supplémentaires sont peut-être requises dans votre trousse (voir la section Signatures supplémentaires, ci-dessous).

Ajouter une trousse supplémentaire

Pendant le processus de mise sous contrat (ou en tout temps après que le contrat ait été établi), vous pourriez vouloir obtenir plus de renseignements d’un conseiller ou d’une entreprise. Vous pouvez alors utiliser une trousse d’exigences (pour en savoir plus sur les types de trousses et sur la façon de créer une trousse d’exigences, consulter la section Trousses).

Visualisation des trousses sur un contrat

Après l'ajout d'une trousse, vous verrez les exigences apparaître sur le contrat sous forme d'onglets en dessous de l'en-tête du contrat.

Pour voir quelle(s) trousse(s) a (ont) été ajoutée(s), sélectionnez Tousses dans le menu Contrat à gauche.

Vous pourrez y voir quelles trousses ont été ajoutées, quand et par quel client APEXA.

Supprimer des trousses d'un contrat

Trousses de contrat et de transfert

Si vous attachez un contrat ou un paquet de transfert incorrect à un conteneur de contrat, vous devrez réinitialiser l'ensemble du contrat afin de corriger cela. Cette opération peut être effectuée à tout moment lorsque le contrat est en attente. Le bouton de réinitialisation sera grisé pour les MGA si le contrat est actuellement en attente chez l'assureur. Les assureurs peuvent soit réinitialiser le contrat, soit le renvoyer à l'AG pour qu'elle le fasse. 

La réinitialisation d'un contrat ramène le conteneur à son état initial, éliminant les rôles identifiés pour les différentes parties et supprimant toutes les exigences précédemment établies. Tout commentaire sera conservé et, à des fins d'audit, le système ajoutera automatiquement un commentaire de réinitialisation indiquant la date de réinitialisation et le client qui a effectué l'action.

La réinitialisation d'un contrat est un processus en deux étapes.

Sélectionnez le bouton de réinitialiser qui se trouve sous l'en-tête du contrat.

Dans l'écran qui apparaît, sélectionnez le bouton de réinitialisation pour confirmer votre intention de réinitialiser le contrat.

Après la réinitialisation d'un contrat, commencez par sélectionner les rôles de chaque partie et continuez à suivre les étapes de la mise en place du contrat.

Trousses d'exigence et de maintenance

Les trousses d'exigences et de maintenance peuvent être supprimées jusqu'au moment où toutes les exigences incluses dans cette trousse ont été satisfaites. Pour supprimer une trousse d'exigences ou de maintenance, sélectionnez l'icône de la corbeille sur la droite.

Signatures supplémentaires

Dans certaines situations, il peut être nécessaire qu’une entreprise ou un conseiller à l’extérieur de la chaîne contractuelle signe un document (par exemple, lors d’un transfert de clients d’un conseiller à un autre). Une entente peut également inclure des signatures facultatives, pour les situations où elles peuvent être requises (par exemple, si une entreprise a plus d'un actionnaire et que le propriétaire de l'entente souhaite que plus d'un actionnaire signe).

Si vous avez des ententes avec des signataires supplémentaires, ceux-ci auront été créés pour vous par APEXA et pourront être utilisés lorsque vous créerez des trousses (voir la section Trousses). Lorsqu’une trousse qui comporte une entente devant être signée par un ou plusieurs signataires supplémentaires est ajoutée à un contrat, la partie qui ajoute le contrat a la responsabilité de définir les signataires supplémentaires.

Transmettre la trousse de mise sous contrat

 Lorsqu’une trousse a été ajoutée, les exigences s’afficheront sur le contrat dans différents onglets situés sous l’en-tête du contrat. Les exigences en suspens sont indiquées par l’icône, et le contrat ne pourra pas être approuvé tant que celles-ci n’auront pas été remplies. Dans la plupart des cas, la prochaine étape est de transmettre le contrat au conseiller.

Répondre aux exigences d’un contrat

Maintenant que le contrat a été envoyé au conseiller ou à l’entreprise, ceux-ci devront satisfaire toutes les exigences de la trousse de mise sous contrat avant de vous la renvoyer (il ne sera pas possible de cliquer sur le bouton avant que cela soit fait). Certaines exigences ont été définies par défaut dans le système et le conseiller ne pourra pas soumettre le contrat tant qu’elles n’auront pas été satisfaites. Le système ne permettra pas à l’utilisateur d’envoyer le contrat à une partie dans les situations suivantes :

• Aucun prénom ou nom de famille, ou non d’entreprise, n’a été indiqué
• Date de naissance non indiquée
• Niveau de scolarité le plus élevé non indiqué
• Réponses au questionnaire de l’ACCAP non soumises
• Aucun numéro de téléphone n’a été indiqué
• Adresse résidentielle des cinq dernières années non fournie
• Adresse professionnelle actuelle (si différente de celle fournie ci-dessus) non fournie
• Aucun renseignement sur le permis n’a été fourni (à moins qu’un parrainage soit demandé)
• Permis de la province de résidence expiré (à moins qu’un parrainage soit demandé)
• Aucune assurance erreurs et omissions n’a été indiquée (à moins qu’un parrainage soit demandé)
• Toutes les assurances erreurs et omissions sont échues (aucun certificat actif)

Ces exigences vous seront marquées d’une icône lorsque vous consulterez le contrat (voir ci-dessous). Le message accompagnant l’icône variera selon les circonstances.

La présence d’un triangle jaune ne vous empêchera pas d’approuver un contrat. Toutefois, il vous indiquera qu’il y a des éléments à considérer lors de l’approbation. Le message accompagnant l’icône variera aussi selon les circonstances. 

Si le conseiller ou l’entreprise satisfait toutes les exigences de la trousse et que tous les renseignements ci-dessus ont été fournis, le contrat pourra être soumis par le conseiller ou l’entreprise.

Réviser un contrat

Il est recommandé de réviser chaque onglet du contrat que vous aura renvoyé le conseiller ou l’entreprise. Voici une description de chacun des onglets et des actions requises.

Onglet Questions

Cet onglet affiche toutes les questions qui étaient comprises dans la trousse de même que les réponses qu’a données le conseiller ou l’entreprise. Si l’une des réponses fournies nécessite plus d’information, vous pourrez ajouter une trousse d’exigences supplémentaires et envoyer la demander au conseiller ou à l’entreprise (Pour en savoir plus, consulter la section Ajouter une trousse supplémentaire).

Une question demandant au conseiller de confirmer que son QSC est à jour est automatiquement ajoutée aux trousses de mise sous contrat reliée à un conseiller. Une image du profil (QSC) est générée au moment où le conseiller satisfait cette exigence. Pour accéder à cette image, sélectionnez l’onglet Question, faites défiler l’écran jusqu’à la question portant sur le QSC et cliquez sur l’icône PDF.

Onglet Renseignements bancaires

Un contrat peut stipuler que la méthode de paiement doit être définie par le conseiller ou l’entreprise. Vous pouvez consulter cette information dans l’onglet renseignements bancaires lorsqu’elle a été fournie. Le cas échéant, vous pouvez télécharger une copie du chèque annulé téléversé par un conseiller ou une entreprise et voir le statut de la vérification du chèque faite par APEXA.

Onglet Informations supplémentaires

Si le NAS du conseiller est requis par les paramètres de la trousse (établis lors de la création de la trousse), le NAS figurerait dans l’onglet informations supplémentaires.

Onglet Signatures supplémentaires

Cet onglet est pertinent seulement si des signataires supplémentaires doivent signer la trousse. (Pour en savoir plus, voir la section Signatures supplémentaires).

Onglet Documents

Cet onglet contient une liste de toutes les ententes et les documents que comprenait la trousse lorsqu’elle a été créée. Vous pourrez voir quel document a été « lu et accepté » par le conseiller ou l’entreprise et que ceux-ci ont signé les documents qui font partie de la trousse. Si des signataires doivent être ajoutés, vous pouvez leur transmettre un courriel les invitant à signer le document. Voir la section Signatures supplémentaires) ci-dessus.

Pour conclure le contrat (y compris le signer à titre de représentant de votre organisation), voir la section Signer l’entente ci-dessous.

Refuser ou annuler des contrats en attente

Refuser un contrat en attente

À tout moment après avoir accepté une demande de contrat, mais avant d'approuver un contrat, vous pouvez choisir de refuser le contrat. Par exemple, après avoir examiné l'information sur le crédit du conseiller, si vous ne souhaitez pas poursuivre, le contrat peut être refusé. Lorsque vous refusez un contrat, vous devez sélectionner un code de motif dans une liste disponible. Il est important de sélectionner le code de motif le plus approprié pour le refus. Les contrats refusés et la raison du refus sont visibles pour tous les clients qui ont accès au profil du conseiller ou de l'entreprise.

Les contrats ne peuvent être refusés que si votre organisation est la partie actuelle du contrat. La partie actuelle est identifiée par une flèche à côté du nom de la partie dans l'en-tête du contrat. Lorsqu'un contrat est refusé, le conseiller ou l'entreprise reçoit un courriel l'en informant.

Rétablir un contrat refusé

Il peut y avoir des cas où vous décidez d’accepter un contrat après l’avoir refusé. Plutôt que de demander au conseiller ou à l’entreprise de reprendre le processus à partir du début, vous pouvez rétablir une demande (dans les 60 jours après le refus).

Annulation d'un contrat en cours

Si vous acceptez par erreur une demande de contrat ou si vous créez un conteneur de contrat en double, vous pouvez choisir d'annuler le contrat. Tout comme les contrats refusés, les contrats annulés sont également visibles pour tous les clients qui ont accès au profil du conseiller ou de la société. Toutefois, aucun code de raison n'est nécessaire puisque tous les clients comprennent qu'un contrat annulé est un contrat qui a été créé par erreur.

Un contrat peut être annulé en tout temps pendant qu'il est en suspens et peu importe qui est la partie en cause. Aucune notification n'est envoyée au conseiller ou à la société pour un contrat annulé.

L'annulation d'un contrat se fait en deux étapes.

Sélectionnez le bouton d'annuler qui se trouve sous l'en-tête du contrat.

Dans l'écran qui s'affiche, confirmez votre intention d'annuler le contrat en saisissant annuler dans la case, puis sélectionnez le bouton annuler le contrat.

À des fins d'audit, le système ajoutera automatiquement un commentaire à tout contrat annulé, indiquant la date d'annulation et le client qui a effectué cette action.

Contrats dépendants/facilitateurs

Afin de maintenir l'intégrité des contrats dépendants/facilitateurs et des relations actives dans le système, un contrat ne peut pas être annulé sans d'abord annuler/résilier ou refuser les contrats dépendants. S'il y a des contrats dépendants, l'utilisateur verra apparaître une fenêtre contextuelle pour indiquer quel(s) contrat(s) doit(vent) être annulé(s) en premier avec des liens directs vers ce(s) contrat(s). La seule exception est que s'il existe un contrat en double avec la même hiérarchie, le doublon peut être annulé car il n'est pas nécessaire pour prendre en charge la dépendance.

Dans l'exemple ci-dessous, CIL MGA a essayé d'annuler un contrat bipartite qu'il avait avec le conseiller.

Conclure le contrat

Signer l’entente

Avant d’autoriser le contrat, vous devrez signer l’entente. Un document est prêt à recevoir votre signature si toutes les conditions suivantes sont remplies :

• Votre organisation figure comme partie actuelle dans l’en-tête du contrat.
• Toutes les parties situées en dessous de vous dans la chaîne contractuelle ont signé le contrat.
• Toutes les exigences non documentaires ont été satisfaites.

Lorsque l’entente aura été signée, un fichier PDF de l’entente signée s’affichera et le contrat sera alors prêt à être autorisé. 

Attribuer les codes de contrat

Vous pouvez attribuer des codes de ventes, des codes FundServ ou des codes d’entreprises à un contrat. Les assureurs peuvent en plus ajouter des codes de succursales à un contrat (consulter la section Codes de succursale de l’assureur).

Approuver un contrat

Lorsque toutes les parties ont satisfait toutes les exigences et que vous désirez établir le contrat, celui-ci doit être approuvé. Si vous ne désirez pas l’approuver, vous pouvez le refuser (consulter la section Refuser un contrat en attente).

Contrats associés (AG seulement)

Tierce partie

Vous pouvez suivre les étapes décrites ci-dessus pour créer un contrat entre votre organisation et le conseiller ou l’entreprise. Toutefois, dans certains cas, un contrat pourra être généré par l’entremise de votre contrat (consulter la section Demande de contrat entre plusieurs parties). À titre d’AG dans la chaîne contractuelle, vous établirez d’abord la relation entre votre organisation et le conseiller ou l’entreprise, et ensuite les contrats de l’assureur avec le conseiller ou l’entreprise par l’entremise de votre AG.

Afin d’élaborer correctement la hiérarchie, des contrats doivent être établis à tous les niveaux de la chaîne comme suit :

• Conseiller – AG1 (contrat 001)
• AG1 – Assureur1 (contrat 002)
• Conseiller – AG1 – Assureur1 (contrat 003)

Dans l’exemple ci-dessus, si un conseiller souhaite établir un contrat avec assureur1, votre organisation (AG1) doit d’abord avoir un contrat avec assureur 1 (contrat 002). Si vous n’avez pas de relation avec assureur1, vous devrez faire une demande de contrat (voir la section Demander un contrat). Vous pourrez ensuite établir le contrat entre vous et le conseiller (contrat 001), comme indiqué ci-dessus (voir la section Demande de contrat entre deux parties). Le contrat 003 pourra être établi lorsque les contrats 001 et 002 l’auront été. Ce contrat est considéré comme un « contrat connexe » au contrat 001.

Avec votre organisation

Vous pouvez également ajouter un contrat connexe bipartite entre vous et le conseiller ou l’entreprise. Vous établirez alors un contrat subséquent, en plus des contrats que vous avez déjà avec le conseiller ou l’entreprise.

Si vous établissez un contrat connexe de type tiers (étape 3 ci-dessus), vous ne serez pas la partie qui approuvera le contrat. Après avoir signé le contrat, vous devrez le transmettre à la partie contractuelle au-dessus de vous dans la chaîne contractuelle. 

Lorsque vous aurez satisfait vos exigences (voir la section Demander un contrat) et que vous avez signé les ententes (voir la section Conclure le contrat), vous pourrez transmettre le contrat plus haut dans la chaîne contractuelle.

Codes de succursale de l’assureur

Si vous êtes l'assureur dans la hiérarchie des contrats, vous aurez la possibilité d'attribuer des codes de branche à tout contrat AG, AGA ou Corporation. Comme ces parties soumettent des contrats à votre organisation, l'AG sera invité à sélectionner le code de branche approprié pour ce contrat dans la liste que vous avez fournie.

Lorsqu’un assureur a assigné un code de succursale à un contrat, l’AG, l’AGA ou l’entreprise devra sélectionner un des codes parmi ceux de tous ses contrats avant de soumettre un contrat à l’assureur. 

Un assureur peut avoir plusieurs codes de succursale existants pour une AG, au niveau de l’AG. Ces informations de succursale sont incluses dans les contrats hérités que l’assureur ajoute dans In-Trust. Lorsque l’AG invite une seule société ou un conseiller hérité sous une succursale particulière et que cette entreprise ou ce conseiller crée son profil APEXA, ce code de succursale d’assureur est automatiquement créé dans APEXA, ce qui le rend disponible pour l’AG lors de l’inscription de nouveaux conseillers sous cette succursale. Il est recommandé de créer des codes de succursale existants de cette manière.

Cependant si une AG a un nouveau conseiller prêt à passer un contrat avec une entreprise existante - et n'a pas encore été en mesure d'intégrer une entreprise ou un conseiller sous le code de succursale nécessaire. Alors l’AG peut demander à l’assureur de créer manuellement un code de succursale.

Demander un contrat

Vous devrez peut-être faire une demande de contrat à une partie située au-dessus de vous dans la chaîne contractuelle afin d’établir un contrat connexe (voir la section Contrats connexes). Pour avoir la possibilité d’envoyer une demande de contrat, vous devrez satisfaire certaines exigences et fournir certaines informations :

• Avoir accepté les conditions générales d’utilisation et la clause sur la confidentialité
• Nom de l’entreprise
• Un numéro de téléphone
• Adresse professionnelle des cinq dernières années
• Renseignements exacts sur le permis de la province de résidence (ou aucune information sur le permis n’a été fournie)
• Renseignements exacts sur l’assurance erreurs et omissions (ou aucune information sur l’assurance erreurs et omission n’a été fournie)
• Statuts de constitution
• Liste de tous les actionnaires (100 % de l’actionnariat)
• Actionnaires qui détiennent plus de 20 % ont complété leur intégration

Après avoir soumis votre demande de contrat, celle-ci apparaîtra dans l’écran de l’historique des demandes de même que son ID et le statut sera « En attente ». Cette demande de contrat est maintenant sous la responsabilité de la partie située au-dessus de vous dans la chaîne contractuelle et vous ne pourrez plus la modifier jusqu’à ce qu’elle ait été acceptée ou refusée.

Répondre aux exigences d’un contrat

Lorsque la partie située au-dessus de vous dans la chaîne contractuelle ajoute une trousse de mise sous contrat, elle vous la transmettra pour que vous la remplissiez (ce que vous ferez avec le conseiller – voir la section Établir un contrat). Il est recommandé de créer un déclencheur pour vous assurer d’être informé lorsque des demandes de contrat nécessitent votre intervention (voir la section Déclencheurs). Lorsque le contrat vous est renvoyé, vous devrez peut-être satisfaire aux exigences présentées dans chacun des onglets. 

Onglet Questions

Cet onglet affiche toutes les questions qui étaient comprises dans la trousse. 

Onglet Renseignements bancaires

Vous devrez peut-être fournir des renseignements bancaires pour ce contrat. Si vous désirez recevoir les versements par dépôt direct, vous devrez indiquer dans quel compte. Si vous désirez recevoir un chèque par la poste, vous devrez indiquer à qui doit être libellé le chèque de même que l’adresse à laquelle il doit être posté.

Onglet Documents

Vous devrez peut-être « lire et accepter » un document ou apposer votre signature. Pour conclure le contrat (y compris le signer à titre de représentant de votre organisation), voir la section Signer l’entente.

Vous devrez peut-être attribuer un code de succursale d’assureur à un contrat (voir la section Code de succursale de l’assureur). Lorsque le contrat est prêt à être soumis, cliquez sur le bouton Envoyer situé sous l’en-tête du contrat et sélectionnez Soumettre dans la liste déroulante.

Annuler une demande de contrat

Vous pouvez annuler un contrat en tout temps avant qu’il n’ait été accepté. Si la demande de contrat a déjà été acceptée, la partie située au-dessus de vous dans la chaîne contractuelle peut refuser la demande (si le contrat est encore en attente) ou résilier le contrat (si le contrat est actif).