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Actifs numériques (entité partenaire)

Actifs numériques (entité partenaire)

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Last updated: Mar 19, 2021 by Barb Boothe



Puisqu’APEXA est un système utilisé pour la mise sous contrat, il a été conçu pour reproduire fidèlement le processus de mise sous contrat actuel. Le système hébergera des ententes (documents électroniques à signer), des fichiers en lecture seule et des trousses de documents qui permettent à chaque entité partenaire de faciliter la mise sous contrat dans le système. Cette section précise comment les actifs sont créés, conservés et utilisés dans APEXA.

Ententes

Une entente est un document à signer (auparavant un document papier) échangé entre les parties pour créer un contrat. Le système utilise les informations disponibles dans APEXA pour préremplir des parties de l’entente et utilise ensuite la fonction de signature électronique pour recueillir les signatures requises.

Les ententes sont construites par APEXA. Votre organisation aura fourni les ententes à APEXA avant l’intégration. APEXA créera des versions numériques basées sur les discussions avec votre organisation pour identifier les parties signataires et les différentes variantes qui sont nécessaires. Si vous souhaitez effectuer des mises à jour dans le futur, votre administrateur devra en informer APEXA.

Pour consulter l’historique d’une entente, soit les révisions antérieures, quand et par qui les modifications ont été apportées, cliquez sur Révisions dans le Menu ententes situé dans le coin inférieur gauche. 

Documents

Certains des documents que vous désirez fournir aux conseillers ou aux entreprises n’ont peut-être pas besoin d’être signés. APEXA vous permettra de téléverser ces documents (voir la liste des formats acceptés ci-dessous) et de les inclure dans vos trousses de mises sous contrat. Le conseiller ou l’entreprise doit « lire et accepter » un document inclus dans une trousse, mais le document ne comportera pas d’information inscrite au préalable, et ne pourra pas être signé.

Comment – Téléverser un document
  1. Sélectionnez Actifs dans la barre de navigation située à gauche de l’écran.
  2. Sélectionnez Documents dans le sous-menu.
  3. Cliquez sur le bouton Ajouter situé dans le coin supérieur droit.
  4. Donnez un Titre anglais et un titre français pour votre document*.
  5. Écrivez une Description en anglais et une Description en français du document*.
  6. Téléversez le fichier approprié en anglais et en français*.
  7. Ajouter des Mots-clés (facultatif).
  8. Cliquez sur le bouton Nouvelle révision situé dans le coin supérieur droit pour enregistrer votre document.

*Requis seulement en français ou en anglais, selon la langue dans laquelle le document est créé.

Les documents que vous téléversez dans APEXA doivent être en format .doc ou PDF. 

Pour modifier un document (mettre le nom, la date ou le contenu à jour), cliquez sur le bouton Modifier situé dans le coin supérieur droit.

Pour consulter l’historique d’un document, soit les révisions antérieures et quand et par qui elles ont été faites, cliquez sur Révisions dans le menu Menu document situé dans le coin inférieur gauche.

Trousses

Dans APEXA, les relations sont établies et entretenues en échangeant des trousses entre les parties. Il y a quatre types de trousses dans APEXA :

(1)    Contrat. Ces trousses sont utilisées pour établir dans le système une relation contractuelle entre les parties. Les trousses de contrat comportent habituellement une entente et des documents qui soutiennent le processus initial de mise sous contrat.

(2)    Entretien. Ces trousses sont utilisées pour demander des renseignements additionnels à un conseiller ou à une entreprise avec qui il y a déjà une relation contractuelle. Ces trousses sont facilement personnalisables, l’utilisateur peut supprimer des éléments qu’il a ajoutés au contrat et la même trousse d’entretien peut être ajoutée plusieurs fois à un contrat.

(3)    Exigence. Ces trousses sont utilisées pour demander des renseignements additionnels à un conseiller ou à une entreprise avec qui il y a déjà une relation contractuelle. Une trousse d’exigences peut par exemple contenir des documents qui doivent être remplis uniquement par les conseillers qui ont déjà fait faillite.

(4)    Transfert. Ces trousses sont utilisées lorsqu’un contrat est transféré d’une partie à une autre. Ce type de trousses contient des documents relatifs au transfert et peuvent également comprendre une nouvelle entente qui constituera le nouveau contrat une fois qu’elle aura été transférée.

Les trousses permettent à votre organisation de regrouper les ententes et les documents complémentaires, ainsi que toutes questions ou demandes d’informations supplémentaires et les acheminer dans la chaîne contractuelle. Les trousses vous permettent d’ajouter des questions précises à l’intention d’une des parties et de demander des documents complémentaires le cas échéant.

Lorsqu’un utilisateur choisit une trousse, seules les trousses applicables au scénario donné seront présentées. Les trousses peuvent être partagées avec d’autres partenaires, par exemple pour permettre à l’AG de partager les trousses de mise sous contrat au nom d’un assureur.

Questions

Les utilisateurs peuvent créer dans une trousse des questions auxquelles les parties de la chaîne contractuelle doivent répondre. Les questions et les réponses peuvent être ajoutées à l’entente et les réponses peuvent être vues par les membres de la chaîne contractuelle.

Le système permet aux utilisateurs de définir les types de questions suivants dans une trousse :

  • Les questions de forme libre vous permettent de poser une question à un conseiller et présentent une boîte de réponse dans laquelle le conseiller peut donner sa réponse.
  • Les questions à choix multiple vous permettent de poser une question et de fournir au conseiller un choix de réponses.
  • Les questions par oui ou non vous permettent de poser une question à un conseiller à laquelle il peut répondre par oui ou par non.
  • La fonction Téléversement de fichiers vous permet de demander des documents supplémentaires au conseiller.
Comment – Créer une trousse
  1. Sélectionnez Actifs dans la barre de navigation située à gauche de l’écran.
  2. Sélectionnez Trousses dans le sous-menu.
  3. Cliquez sur le bouton Ajouter situé dans le coin supérieur droit.
  4. Donnez un Titre anglais et un titre français à votre trousse.*
  5. Écrivez une Description en anglais et une Description en français pour votre trousse.*
  6. Si vous désirez qu’une tierce partie puisse transmettre cette trousse en votre nom, cochez Utilisable par une tierce partie.
  7. Sélectionnez le Type de trousse (voir la description ci-dessus).
  8. Sélectionnez les Mots-clés applicables.

  9. Cliquez sur Suivant.

    *Requis seulement en français ou en anglais, selon la langue dans laquelle le document est créé.


Si vous créez une trousse de type Exigence ou Entretien, passez à l’étape 3. 


  1. Choisissez le Type de partie cible, il s’agit de la partie avec laquelle vous désirez établir une relation contractuelle. Par exemple si vous désirez établir une relation entre vous (assureur), et l’AGA, vous choisiriez le type de partie cible AGA.
  2. Indiquez si la première affaire est requise (Remarque : ceci est seulement à titre informatif et n’a aucune incidence sur le contrat).
  3. Indiquez le Montant minimum requis pour l’assurance E et O que le conseiller doit détenir pour pouvoir obtenir ce contrat.
  4. Indiquez le nombre de Jours d’avis de la résiliation qui doit être inclus à cette trousse de mise sous contrat, conformément à l’entente.
  5. Indiquez si une des ententes incluses dans cette trousse devra être signée par les actionnaires (Signature des actionnaires requise).
  6. Indiquez si vous devez Obtenir le numéro d’assurance sociale (remarque : ne s’applique qu’aux conseillers).
  7. Sélectionnez les Modalités de paiement autorisées pour cette trousse parmi une des options suivantes : chèque par la poste seulement, dépôt direct seulement, les deux, aucune information bancaire à joindre.
  8. Indiquez le nombre d’années pendant lequel vous désirez que les documents soient conservés, après la résiliation, dans le champ Période de rétention.
  9. Cliquez sur Suivant.

Remarque : si vous ne désirez pas inclure une entente ou un document dans votre trousse, vous pouvez passer cette étape.

  1. Cliquez sur le bouton Ajouter situé dans le coin supérieur droit.
  2. Sélectionnez l'entente ou le document que vous désirez joindre dans le menu déroulant Sélection de document.
  3. Répétez les étapes 19 et 20 au besoin pour inclure tous les ententes et les documents dans la trousse.
  4. Cliquez sur Suivant.


Remarque : si vous ne désirez pas inclure une question dans votre trousse, vous pouvez passer cette étape.

  1. Cliquez sur le bouton Ajouter situé dans le coin supérieur droit.
  2. Sélectionnez le Type de question à partir du menu déroulant.


Les directives sur la création de chaque type de question se trouvent ci-dessous.

How To – Create Questions (Packages)

Questions de forme libre

  1. Sélectionnez « forme libre » comme Type de question.
  2. Formulez votre question en français et en anglais (texte français et texte anglais)*.
  3. Ajoutez une Clé personnalisée (pour en savoir plus, voir ci-dessous) au besoin.
  4. La valeur par défaut de Demander des détails supplémentaires sera « Toujours » puisqu’il s’agira toujours d’une réponse de forme libre.
  5. Si vous désirez que le conseiller fournisse un document avec sa réponse à la question, sélectionnez « Toujours » dans le menu déroulant Demander le téléchargement du document.
    1. Si vous sélectionnez « Toujours », vous pourrez préciser comment le conseiller devra fournir l’information. Si vous autorisez une méthode, le conseiller aura le choix de fournir l’information. Si une méthode est requise, le conseiller devra fournir un document de cette façon avant de pouvoir continuer le contrat.
  6. Dans le menu déroulant Partie qui a l’autorité d’exécuter, indiquez quelle partie prenante du contrat devra répondre à cette question.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
    *Requis seulement en français ou en anglais, selon la langue dans laquelle la trousse est créée. 

La Clé personnalisée vous permet d’insérer dans votre contrat des questions et leurs réponses. Le cas échéant, APEXA affichera ces clés pour que vous puissiez les insérer ici conformément aux ententes préétablies. 


Questions à choix multiple

  1. Sélectionnez « choix multiple » comme Type de question.
  2. Formulez votre question en français et en anglais (texte français et texte anglais)*.
  3. Ajoutez une Clé personnalisée (pour en savoir plus, voir ci-dessus) au besoin.
  4. Si vous désirez que le conseiller fournisse toujours plus de détails, peu importe sa réponse, sélectionnez « Toujours » dans le menu déroulant Demander des détails supplémentaires.
  5. Si vous désirez que le conseiller fournisse un document avec sa réponse à la question, sélectionnez « Toujours » dans le menu déroulant Demander le téléchargement du document.
    1. Si vous sélectionnez « Toujours », vous pourrez préciser comment le conseiller devra fournir l’information. Si vous autorisez une méthode, le conseiller aura le choix de fournir l’information. Si une méthode est requise, le conseiller devra fournir un document de cette façon avant de pouvoir continuer le contrat.
  6. Pour ajouter les choix de réponses parmi lesquels pourra choisir le conseiller, cliquez sur le bouton Ajouter.
  7. Formulez les réponses en français, en anglais ou dans les deux langues*.
  8. Répétez les étapes 6 et 7 au besoin pour ajouter tous les choix.
  9. Dans le menu déroulant Partie qui a l’autorité d’exécuter, indiquez quelle partie prenante du contrat devra répondre à cette question.
  10. Cliquez sur Enregistrer.

 *Requis seulement en français et en anglais, selon la langue dans laquelle la trousse est créée. 



Question par oui ou non

  1. Sélectionnez « Question Oui/Non » comme Type de question.
  2. Formulez votre question en français et en anglais (texte français et texte anglais)*.
  3. Ajoutez une Clé personnalisée (pour en savoir plus, voir ci-dessus) au besoin.
  4. Vous pouvez exiger que les conseillers fournissent plus de détails. Selon la réponse qu’ils donneront, une zone de texte apparaîtra.
  • « Oui » – ils devront fournir plus de détails s’ils répondent oui.
  • « Non » – ils devront fournir plus de détails s’ils répondent non.
  • « Toujours » – ils devront fournir plus de détails, peu importe leur réponse.
  • « Jamais » – ils ne devront pas fournir plus de détails, peu importe leur réponse.
  1. Vous pouvez exiger que les conseillers fournissent des documents, selon la réponse qu’ils donneront.
  • « Oui » – ils devront fournir des documents s’ils répondent oui.
  • « Non » – ils devront fournir des documents s’ils répondent non.
  • « Toujours » – ils devront fournir des documents, peu importe leur réponse.
  • « Jamais » – ils ne devront pas fournir de documents, peu importe leur réponse.
  1. Si vous exigez des documents connexes, vous pourrez préciser comment le conseiller devra fournir l’information. Si vous autorisez une méthode, le conseiller aura le choix de fournir l’information. Si une méthode est requise, le conseiller devra fournir un document de cette façon avant de pouvoir continuer le contrat.
  2. Dans le menu déroulant Partie qui a l’autorité d’exécuter, indiquez quelle partie prenante du contrat devra répondre à cette question.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

*Requis seulement en français et en anglais, selon la langue dans laquelle la trousse est créée. 



Questions avec téléversement de fichiers

  1. Sélectionnez « Téléversement de fichiers » comme Type de question.
  2. Formulez votre question en français et en anglais (texte français et texte anglais)*.
  3. Ajoutez une Clé personnalisée (pour en savoir plus, voir ci-dessus) au besoin.
  4. Si vous désirez que le conseiller donne plus d’information, sélectionnez « Toujours » dans le menu déroulant Demander le téléchargement du document.
  5. La valeur par défaut de Demander le téléversement du document sera « Toujours » puisque ce type de question nécessitera toujours des documents connexes. Vous pourrez préciser comment le conseiller devra fournir l’information. Si vous autorisez une méthode, le conseiller aura le choix de fournir l’information. Si une méthode est requise, le conseiller devra fournir un document de cette façon avant de pouvoir continuer le contrat.
  6. Dans le menu déroulant Partie qui a l’autorité d’exécuter, indiquez quelle partie prenante du contrat devra répondre à cette question.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

 *Requis seulement en français et en anglais, selon la langue dans laquelle la trousse est créée. 


Révision d’une trousse

Si vous devez apporter une modification à une trousse, vous pouvez le faire en tout temps. Par contre, vous ne pouvez pas changer les paramètres d’une trousse existante. Si les paramètres d’une trousse ont changé, vous devrez en créer une nouvelle.

Modifier une trousse et enregistrer les modifications génère une nouvelle révision de cette trousse. Cependant, modifier les champs suivants ne génère pas de nouvelle révision :

  • Nom (français et anglais)
  • Description (française et anglaise)
  • Utilisable par une tierce partie
  • Mots-clés 
Comment – Modifier une trousse
  1. Sélectionnez Actifs dans la barre de navigation située à gauche de l’écran.
  2. Sélectionnez Trousses dans le sous-menu.
  3. Cliquez sur le nom de la trousse pour l’ouvrir.
  4. Cliquez sur le bouton Nouvelle révision situé sous l’en-tête de la trousse.
  5. Apportez les modifications nécessaires à la trousse en refaisant chacune des étapes proposées par l’assistant.

Afficher les contrats associés à une trousse

Vous pouvez afficher tous les contrats qui sont associés à une trousse donnée en sélectionnant Contrats dans le Menu trousse situé dans le coin inférieur gauche.

Propager des changements aux contrats existants


Si la mise à jour d’une trousse s’applique à tous les contrats auxquels une trousse a été appliquée, vous pouvez propager les changements à tous les contrats associés. 


Comment – Propager une nouvelle révision de trousse aux contrats existants
  1. Sélectionnez Actifs dans la barre de navigation située à gauche de l’écran.
  2. Sélectionnez Trousses dans le sous-menu.
  3. Cliquez sur le nom de la trousse que vous avez révisé pour l’ouvrir.
  4. Sélectionnez Contrats dans le Menu trousse situé dans le coin inférieur gauche. Une liste des contrats auxquels la trousse a été appliquée sera alors affichée.
  5. Pour propager la nouvelle révision à tous les contrats associés à la trousse, cliquez sur Mise à jour des contrats.
  6. Si vous êtes certain de vouloir propager les changements, cliquez sur Ok pour accepter le message qui s’affiche.
  7. Ouvrez chaque conteneur de contrat (en cliquant sur l'ID de la demande) pour renvoyer manuellement la trousse révisée à la partie cible.

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