Configuration du système (entité partenaire)
- Former user (Deleted)
- Barb Boothe
La section suivante décrit les étapes à suivre pour configurer les paramètres de sécurité, les accès utilisateurs et les autres paramètres pour votre organisation. Les paramètres que vous établirez ne s’appliqueront qu’aux utilisateurs au sein de votre organisation. Ils ne s’appliqueront pas aux conseillers avec lesquels vous avez un contrat.
Restreindre l’accès des utilisateurs en fonction des adresses IP
Par défaut, les utilisateurs autorisés peuvent accéder au site d’APEXA à partir de n’importe quelle adresse IP. Pour des raisons de sécurité, vous pourriez vouloir donner accès seulement à des adresses IP précises ou à celles qui utilisent un routage inter-domaine sans classes (CIDR).
Si vous souhaitez que les utilisateurs accèdent à APEXA seulement à partir d’une adresse IP précise, saisissez l’adresse IP avec un masque CIDR de 32. Si vous souhaitez que les utilisateurs accèdent à APEXA seulement à partir d’adresses IP à l’intérieur d’une plage donnée, utilisez d’autres masques CIDR. Par exemple, pour accepter toutes les adresses IP qui commencent par 192.168.1, utilisez un masque CIDR de 24.
- Sélectionnez Entreprise dans la barre de navigation située à gauche de l’écran.
- Sélectionnez Paramètres de sécurité dans le sous-menu.Remarque : Votre adresse IP actuelle s’affichera dans le haut de l’écran.
- Cliquez sur le bouton Ajouter dans le coin supérieur droit pour ajouter une nouvelle adresse IP.
- Saisissez l’adresse IP en suivant les conventions énoncées ci-dessus.
- Saisissez le réseau en mode CIDR en suivant les conventions énoncées ci-dessus.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Répétez pour ajouter toutes les adresses IP désirées.
Complexité des mots de passe
APEXA est doté de normes qui régissent la complexité des mots de passe qui sont appliquées automatiquement à tous les utilisateurs. Votre organisation peut cependant vouloir imposer des exigences additionnelles à ses utilisateurs.
- Sélectionnez Entreprise dans la barre de navigation située à gauche de l’écran.
- Sélectionnez Paramètres de sécurité dans le sous-menu.
- Précisez à quelle fréquence les utilisateurs doivent changer leur mot de passe en saisissant un nombre entre 0 (aucune expiration) et 365 (expiration annuelle) dans le champ Réinitialiser le mot de passe après combien de jours (1-365).
- Saisissez la Longueur minimale du mot de passe des utilisateurs.
- Cochez les règles que vous désirez appliquer :
- Le mot de passe doit inclure un ou plusieurs chiffres.
- Le mot de passe doit inclure des lettres majuscules et minuscules.
- Le mot de passe doit inclure au moins un caractère spécial (p. ex. : @, #, $, etc.)
- Le mot de passe ne doit pas contenir d’informations personnelles (ex. : nom, courriel, etc.)
- Le format du mot de passe ne doit pas correspondre au format de dates, de numéros de téléphone, de codes postaux ou d’adresses courriel.
Rôles
À titre d’une entité partenaire, le menu rôles vous permet de personnaliser les fonctions d’APEXA accessibles à vos utilisateurs. APEXA permet d’accorder des autorisations qui contrôlent l’accès à des fonctions précises dans le système. Les autorisations peuvent être combinées pour créer des rôles adaptés à votre organisation. Un rôle qui déterminera les autorisations accordées aux utilisateurs pour utiliser différentes fonctions du système leur sera assigné. Par exemple, vous pouvez créer un rôle « niveau 1 – préposé aux contrats » et attribuer des autorisations de base comme afficher les renseignements sur les conseillers, afficher les codes internes et l’historique de profil, mais sans lui donner l’autorisation d’effectuer une vérification de solvabilité ou d’antécédents ni d’afficher l’historique de crédit.
Deux rôles obligatoires sont programmés dans APEXA : Administrateurs et API CITS. Vous ne pouvez pas supprimer ces rôles, ni modifier les autorisations qui s'y rapportent de quelque manière que ce soit. Vous pouvez affecter des employés spécifiques au rôle d'administrateur.
Le rôle CITS permet à vos systèmes de communiquer avec APEXA par l’entremise d’un service Web. Afin d’assurer une performance optimale, ce rôle ne devrait être modifié d’aucune façon. Le rôle d’administrateur est lié au compte d’administrateur de votre organisation. Vous pouvez ajouter des administrateurs supplémentaires, mais ceux-ci devraient être responsables de la configuration des paramètres pour votre organisation, de la création des rôles supplémentaires pour votre organisation et de la création des comptes pour vos utilisateurs (voir toutes les fonctions décrites dans la section Administration du système).
- Sélectionnez Entreprise dans la barre de navigation située à gauche de l’écran.
- Sélectionnez Rôles dans le sous-menu.
- Cliquez sur le bouton Ajouter situé dans le coin supérieur droit.
- Donnez un Nom à votre rôle.
- Donnez une Description à votre rôle (facultatif).
- Choisissez les autorisations applicables (voir l'Autorisations) en cochant les cases appropriées.
- Cliquez sur Enregistrer (coin inférieur droit de l’écran).
Autorisations
Lorsque vous créerez le rôle, vous devrez sélectionner les autorisations associées à ce rôle. Les autorisations disponibles et leurs descriptions sont énumérées à l’Annexe A – Autorisations.
Comptes utilisateurs
Les personnes qui utiliseront APEXA dans votre organisation auront besoin d’un compte utilisateur individuel. Vous pouvez ajouter des utilisateurs en envoyant une invitation par courriel ou, si l’utilisateur a déjà un compte APEXA, vous pouvez lier cet utilisateur à votre organisation. Remarque : vous devrez créer vos rôles avant de créer les utilisateurs puisqu’un rôle doit être attribué à chaque utilisateur.
Un message comportant un lien et les directives pour ouvrir la première session et établir un mot de passe est envoyé à l’adresse courriel de l’utilisateur après la création du compte.
Lorsque vous créez les comptes utilisateurs pour votre organisation, vous pouvez opter pour que les notifications d’APEXA concernant votre organisation soient envoyées à une seule adresse courriel de la société. Pour ce faire, vous devez cocher la case Utiliser une adresse de courriel distincte pour les notifications d’entreprise lors de l’ajout d’un nouvel employé (voir la section Créer un compte utilisateur ci-dessous).
Invitations en suspens
Tous les employés que vous avez invités dans APEXA qui n’ont pas encore complété le procédé d’accueil et d’intégration dans APEXA s’afficheront dans la section « Invitations en attente ». Vous pouvez faire le suivi des employés qui n’ont pas encore complété le procédé d’accueil et d’intégration dans APEXA.
- Sélectionnez Entreprise dans la barre de navigation située à gauche de l’écran.
- Sélectionnez Utilisateurs dans le sous-menu.
- Cliquez sur le bouton Ajouter situé dans le coin supérieur droit.
- Saisissez l’adresse courriel de l’utilisateur. Si vous désirez restreindre l’envoi de notifications propres à la société à une seule adresse courriel de l’entreprise, cochez Utiliser une adresse de courriel distincte pour les notifications d’entreprise et indiquer l’adresse courriel que vous souhaitez utiliser.
- Saisissez le Nom de l’utilisateur.
- Saisissez l’ID externe de l’utilisateur (ce champ facultatif vous permet de suivre un ID et de lier l’employé à votre propre enregistrement de cet utilisateur).
- Saisissez le Poste de l’utilisateur (facultatif).
- Sélectionnez le Rôle que vous souhaitez attribuer à l’utilisateur. Le menu déroulant présentera tous les rôles du système (pour en savoir plus, voir la section Rôles).
- Sélectionnez la Langue préférée (Anglais (CA) ou (Français (CA)) de l’utilisateur.
- Cliquez sur le bouton Envoyer l’invitation pour transmettre l’invitation électronique à l’utilisateur.
- Sélectionnez Entreprise dans la barre de navigation située à gauche de l’écran.
- Sélectionnez Utilisateurs dans le sous-menu.
- Cliquez sur le bouton Ajouter situé dans le coin supérieur droit.
- Choisissez la Personne associée à partir du menu déroulant. Ceci remplira automatiquement les champs Adresse courriel et Nom. Les personnes associées comprennent les propriétaires et les conseillers sous contrat.
- Si vous désirez restreindre l’envoi de notifications propres à la société à une seule adresse courriel de l’entreprise, cochez Utiliser une adresse de courriel distincte pour les notifications d’entreprise et indiquer l’adresse courriel que vous souhaitez utiliser.
- Saisissez l’ID externe de l’utilisateur (ce champ facultatif vous permet de suivre un ID et de lier l’employé à votre propre enregistrement de cet utilisateur).
- Saisissez le Poste de l’utilisateur (facultatif).
- Sélectionnez le Rôle que vous souhaitez attribuer à l’utilisateur. Le menu déroulant présentera tous les rôles du système (pour en savoir plus, voir la section Rôles).
- Sélectionnez la Langue préférée (Anglais (CA) ou (Français (CA)) de l’utilisateur.
- Cliquez sur le bouton Ajouter employé pour ajouter l’utilisateur à votre organisation.
Supprimer des comptes utilisateurs et des rôles
Vous n’avez qu’à cliquer sur la 
à côté du compte utilisateur ou du rôle que vous désirez supprimer.
Remarque : Les utilisateurs dont le compte a été supprimé ne peuvent plus ouvrir une session dans APEXA. Les renseignements du compte utilisateur sont cependant conservés dans le système pour des fins de consultation. Vous pouvez voir les comptes supprimés dans la section Utilisateurs en cliquant sur Afficher tout.
Vous ne pouvez pas supprimer un rôle si un utilisateur est affecté à ce rôle. Lorsqu’un rôle a été supprimé, il peut être créé de nouveau, mais ne peut pas être récupéré.
Réactiver des comptes utilisateurs
Vous pouvez en tout temps réactiver les comptes utilisateurs supprimés. Vous n’avez qu’à cliquer sur l’icône
à côté du compte utilisateur que vous désirez réactiver.
Retirer temporairement les droits d’accès d’un utilisateur
Vous pouvez en tout temps retirer temporairement les droits d’accès d’un utilisateur. Vous n’avez qu’à cliquer sur l’icône
à côté du compte utilisateur et changer le Statut à Inactif.
Paramètres supplémentaires du partenaire
Vous pouvez paramétrer des règles administratives supplémentaires pour votre organisation qui s’appliqueront à tous les conseillers avec qui vous faites affaire.
Seuil de la dette
Seuil de la dette : L’indicateur de l’état de santé du dossier des conseillers dont l’une des dettes dépasse ce seuil changera à 
Seuil de la dette totale : L’indicateur de l’état de santé du dossier des conseillers dont la dette totale dépasse ce seuil changera à 
Seuil du pointage de crédit
L’indicateur de l’état de santé du dossier des conseillers dont la dette totale dépasse ce seuil changera à 
Courtier FundServ
Dans cette section, vous pouvez préciser que votre organisation est inscrite comme courtier. Si vous êtes un courtier, vous devrez indiquer votre code FundServ sur un contrat pour pouvoir le soumettre à un assureur.
Autoriser les affaires directes
Ceci indique si vous autorisez un conseiller à vous envoyer directement une demande de contrat. Si vous choisissez « Oui », les conseillers pourront vous envoyer directement une demande de contrat. Si vous choisissez « Non », ils ne pourront pas le faire.
Autoriser une demande pour une assurance erreurs et omissions
Ceci indique si vous permettez à un conseiller de faire une demande pour une assurance erreurs et omissions par l’intermédiaire de votre organisation. Si vous choisissez « Oui », les conseillers pourront vous envoyer une demande de contrat sans assurance erreurs et omissions.
- Sélectionnez Entreprise dans la barre de navigation située à gauche de l’écran.
- Sélectionnez Paramètres dans le sous-menu.
- Cliquez sur le bouton Modifier situé dans le coin supérieur droit.
- Saisissez le Seuil de la dette individuelle toléré par votre organisation.
- Saisissez le Seuil de la dette totale toléré par votre organisation.
- Choisissez le Seuil du pointage de crédit dans le menu déroulant.
- Indiquez si vous êtes un Courtier FundServ en cliquant sur oui ou non.
- Indiquez si vous Autorisez les affaires directes en cliquant sur oui ou non.
- Indiquez si vous Autorisez les demandes pour une assurance erreurs et omissions en cliquant sur oui ou non.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer pour confirmer les modifications.
Gestion des codes de succursales
Codes de succursale de l’assureur
Ces codes définis par l’assureur sont utilisés dans les contrats entre les assureurs et les agents généraux et entre les AGA et les entreprises sous eux. Pour en savoir plus, voir la section Mise sous contrat > Codes de succursale de l’assureur.
Codes de succursales internes
Toute entité partenaire peut créer un ensemble de codes de succursale propres à son organisation qui peuvent ensuite être attribués à des conseillers ou à des entreprises. Prenez note que contrairement aux codes de succursale propres à l’assureur mentionnés ci-dessus, ces codes de succursales sont internes à votre organisation et sont attribués au profil et non au contrat.
- Sélectionnez Entreprise dans la barre de navigation située à gauche de l’écran.
- Sélectionnez Succursales internes dans le sous-menu.
- Cliquez sur le bouton Ajouter situé dans le coin supérieur droit.
- Donnez un Nom à votre code de succursale.
- Saisissez le Code de succursale.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
- Sélectionnez Entreprise dans la barre de navigation située à gauche de l’écran.
- Sélectionnez Succursales internes dans le sous-menu.
- Cliquez sur le nom de la succursale à laquelle vous voulez ajouter une adresse ou un numéro de téléphone.
- Pour ajouter une adresse, cliquez sur Modifier dans la section Adresse et remplissez tous les champs.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
- Pour ajouter un numéro de téléphone, cliquez sur Modifier dans la section Numéros de téléphone et remplissez tous les champs.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
- Ouvrez le profil du conseiller ou de l’entreprise approprié.
- Cliquez sur le bouton Codes de succursales situé sous l'en-tête du profil.
- Choisissez le Code de succursale approprié à partir du menu déroulant et cliquer Ok.
- La succursale s’affichera dans l’en-tête du profil du conseiller ou de l’entreprise.
Administration des mots-clés
Les mots-clés permettent à un utilisateur d’étiqueter différents éléments dans le système à l’aide d’un mot ou d’une phrase qui peut aider à organiser les actifs et rendre leur recherche plus facile. Pour en savoir plus sur l’ajout de mots-clés, voir la section L’essentiel > Mots-clés. Les mots-clés peuvent être ajoutés aux logos, aux sections, aux ententes, aux trousses de documents et aux contrats.
Créer et gérer les mots-clés
Afin d’assurer la constance des mots-clés dans APEXA au sein de votre organisation, vous pouvez les créer à l’avance.
Vous pouvez seulement créer ou ajouter des mots-clés si vous en avez l’autorisation. Pour en savoir plus sur la façon d’attribuer l’autorisation de gérer les mots-clés à un utilisateur, voir la section Rôles.
- Sélectionnez Entreprise dans la barre de navigation située à gauche de l’écran.
- Sélectionnez Administration des mots-clés.
- Sélectionnez le type de mots-clés que vous désirez ajouter (documents, trousses, contrats).
- Cliquez sur le bouton Ajouter.
- Saisissez le nom du mot-clé dans Valeur du mot-clé.
- Cliquez sur Ok.
Les mots-clés peuvent être un mot unique ou une phrase complète. Vous pouvez attribuer plusieurs mots-clés à un élément.
Seuls ceux qui en ont l’autorisation peuvent créer de nouveaux mots-clés, modifier les mots-clés existants, les fusionner ou les supprimer. Pour Modifier un mot-clé existant, cliquez sur 
. Pour Supprimer un mot-clé existant, cliquez sur 
. Si un mot-clé est supprimé, il sera enlevé de tout enregistrement sur lequel il figure déjà.
Vous pouvez en tout temps fusionner un mot-clé avec un autre. Toutes les sections comportant l’ancien mot-clé seront mises à jour avec le nouveau mot-clé.
- Sélectionnez Entreprise dans la barre de navigation située à gauche de l’écran.
- Sélectionnez Administration des mots-clés dans le sous-menu.
- Sélectionnez le mot-clé que vous désirez fusionner avec le premier mot-clé (celui qui ne sera pas conservé).
- Cliquez sur l’icône
. - Sélectionnez le mot-clé que vous désirez fusionner avec le premier mot-clé (celui qui ne sera pas conservé).
- Cliquez sur Enregistrer.
- Toutes les sections comportant le mot-clé auquel vous renoncez (celui de la 3e étape) comporteront dorénavant le nouveau mot-clé (celui de la 5e étape).