Gérer les contrats (entité partenaire)
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- Barb Boothe
Transferts de contrats
Selon les relations contractuelles existantes, le conseiller ou l’entreprise peut demander le transfert d’un contrat avec un assureur d’une partie (compagnie cédante) à une autre (compagnie prenante). Le conseiller peut par exemple transférer un contrat avec l’assureur1 de l’AGA1 à l’AGA 2 ou de l’AGA1 à l’AG1. APEXA n’empêche pas le conseiller de transférer un contrat d’un niveau de hiérarchie (AG) à un autre (AGA). Cependant, la relation contractuelle complète de l’assureur jusqu’au conseiller ne peut contenir plus de six organisations.
Les assureurs doivent créer des trousses contractuelles aux fins de transfert (voir la section Trousses). Le conseiller ne peut pas transférer un contrat d’un assureur à un autre.
Compagnie cédante
Si vous êtes la compagnie cédante (p. ex., le conseiller demande le transfert d’un contrat avec un assureur de votre organisation vers une autre) et avez établi le déclencheur approprié, vous serez informé que le conseiller a demandé un transfert lorsque votre contrat avec le conseiller passera au statut « Transfert demandé » (voir la section Déclencheurs). Vous pouvez également vérifier si une demande de transfert a été effectuée en sélectionnant l’ID du contrat et en consultant son Statut.
Si la compagnie prenante refuse la demande de transfert du conseiller ou de l’entreprise, le Statut du contrat original avec la compagnie cédante redeviendra Actif. Le contrat original redeviendra Actif si la demande de transfert est annulée par le conseiller ou l’entreprise avant que la compagnie prenante ne l’accepte.
Compagnie prenante
Si vous êtes la compagnie prenante (p. ex., le conseiller demande le transfert d’un contrat avec un assureur d’une autre organisation vers la vôtre) et avez établi le déclencheur approprié, vous serez informé que le conseiller a demandé un transfert lorsque votre contrat avec le conseiller apparaîtra dans votre écran Historique des demandes (voir la section Déclencheurs).
- Cliquez sur Demandes de contrats.
- Sélectionnez Historiques des demandes.
- Dans le champ de recherche vous pouvez indiquer le type Transfert.
- Repérez la demande de transfert et cliquez sur l’ID de la demande pour la consulter.
- Révisez les renseignements fournis et acceptez ou refusez la demande (si vous la refusez, le contrat original redeviendra actif).
- Pour accepter la demande, cliquez sur le bouton Accepter.
- Dans l’écran Accepter la demande, vous pourrez :
- Sélectionner la tierce partie appropriée (si vous avez une relation directe avec elle). Les parties avec lesquelles vous avez déjà une relation seront indiquées dans le menu déroulant. Si vous avez une relation contractuelle avec l’entreprise avec laquelle le conseiller désire faire affaire, vous n’avez qu’à cliquer sur la flèche et à sélectionner la partie désirée.
- Demander un contrat (si vous n’avez pas une relation directe avec la tierce partie et souhaitez en établir une). Ceci vous permettra d’établir une nouvelle demande de contrat entre deux parties entre votre entreprise et l’autre entreprise. Lorsque la nouvelle demande de contrat est approuvée, vous pouvez retourner à demande de contrat du conseiller et l’approuver en choisissant la nouvelle partie disponible.
- Sélectionner une autre entreprise, avec laquelle vous avez une relation directe, pour effectuer la demande. Cela est possible si le conseiller vous confirme qu’une entreprise autre que celle avec laquelle il désirait établir un contrat est en mesure de satisfaire ses exigences.
- Si vous le souhaitez, écrivez un Commentaire.
- Cliquez sur le bouton Soumettre.
Tous les contrats correspondants (entre vous et le conseiller ou l’entreprise qui demande le contrat et entre le conseiller ou l’entreprise et la partie principale) sont créés.
Suivez les étapes décrites dans la section Établir un contrat.
Rétrogradation d’un contrat
Dans les cas où votre organisation désire toujours pouvoir suivre un conseiller ou une entreprise et voir les changements apportés à son profil, vous pouvez rétrograder un contrat inactif (remarque : deux statuts sont possibles – acquis et rétrogradé – pour les contrats acquis, voir la section Contrats acquis ci-dessous). La rétrogradation d'un contrat est une action publique - il sera visible par toutes les parties qui travaillent avec le conseiller ou l’entreprise, y compris celles qui ne sont pas impliquées dans le contrat rétrogradé.
Rétrograder un contrat n’a aucun effet sur les codes associés au contrat. Au besoin, vous pouvez modifier le statut du code de contrat pour celui de « contrat rétrogradé ».
- Ouvrez le contrat que vous désirez rétrograder.
- Cliquez sur le bouton Actions situé sous l’en-tête du contrat.
- Sélectionnez « Rétrograder » dans le sous-menu.
- Sélectionnez la Raison de la rétrogradation.
- Indiquez la Date de mise à jour de la rétrogradation.
- Ajoutez une Note au sujet de la rétrogradation (facultatif).
- Téléversez les documents pertinents à la rétrogradation (facultatif).
- Cliquez sur Ok.
Il est possible de rétablir (surclasser) un contrat rétrogradé à tout moment.
- Ouvrez le contrat que vous désirez surclasser.
- Cliquez sur le bouton Actions situé sous l’en-tête du contrat.
- Sélectionnez « Mettre à niveau » dans le sous-menu.
- Indiquez la Date d’entrée en vigueur du Statut.
- Ajoutez une Note au sujet du motif du surclassement (facultatif).
- Téléversez les documents complémentaires (facultatif).
- Cliquez sur Ok.
Une fois que le contrat a été surclassé, un enregistrement du processus de rétrogradation/surclassement s’affiche dans l’historique du contrat.
Contrats acquis
Dans les cas où votre organisation désire toujours pouvoir suivre un conseiller et voir les changements apportés à son profil, vous pouvez donner le statut « acquis » à un contrat inactif (remarque : deux statuts sont possibles – acquis et rétrogradé – pour les contrats rétrogradés voir la section Rétrograder un contrat ci-dessus). L'acquisition d'un contrat est une action privée et uniquement visible par les parties impliquées dans le contrat acquis. Comme pour la rétrogradation d'un contrat, un contrat acquis peut être rétabli (surclasser) à tout moment.
- Ouvrez le contrat auquel vous désirez donner le statut « acquis ».
- Cliquez sur le bouton Actions situé sous l’en-tête du contrat.
- Sélectionnez Acquis dans le sous-menu.
- Indiquez la Raison pour laquelle le contrat devient acquis.
- Indiquez la Date d’entrée en vigueur du changement de statut (acquis).
- Ajoutez une Note explicative (facultatif).
- Téléversez des documents complémentaires relatifs au refus (facultatif).
- Cliquez sur Ok.
Donner le statut acquis à un contrat n’a aucun effet sur les codes associés au contrat. Au besoin, vous pouvez modifier le statut du code de contrat à contrat acquis.
Résiliation d’un contrat
Si vous souhaitez mettre fin à une relation contractuelle avec une partie, vous pouvez en tout temps résilier un contrat (si le contrat est en attente, celui-ci devrait être refusé, voir la section Refuser un contrat en attente). Lorsqu’un contrat est résilié, la relation avec cette partie est rompue (à partir de la date d’entrée en vigueur indiquée) et vous ne pourrez plus consulter le dossier de ce conseiller. Une image du profil du conseiller au moment de la résiliation est enregistrée et peut être consultée par les partenaires.
- Ouvrez le contrat que vous désirez résilier.
- Cliquez sur le bouton Actions situé sous l’en-tête du contrat.
- Sélectionnez « Résilier » dans le sous-menu.
- Indiquez la Raison pour laquelle le contrat est résilié.
- Indiquez la Date de résiliation.
- Ajoutez une Note explicative (facultatif).
- Téléversez un document complémentaire (obligatoire en cas de résiliation).
- Cliquez sur Ok.
Motifs de résiliation
Un contrat résilié peut être réactivé dans les 30 jours suivant la date d'entrée en vigueur de la résiliation. Le lien avec le profil du client est alors rétabli et tous les changements qui y ont été apportés pendant la période de résiliation sont affichés. Le tableau suivant énumère les motifs de résiliation que vous pouvez sélectionner :
Application réglementaire | Code de conduite | Violation du contrat |
Permis annulé | Production insuffisante | Antécédents financiers/Dette envers un AG |
Décision d’affaires | Pas de permis/Assurance E&O expirée | Retraité |
Décédé | Démission |
- Ouvrez le contrat que vous désirez rétablir.
- Cliquez sur le bouton Actions situé sous l’en-tête du contrat.
- Sélectionnez « Réactiver » dans le sous-menu.
- Indiquez la date d’entrée en vigueur du changement dans le champ Date de mise à jour.
- Ajoutez une Note explicative (facultatif).
- Téléversez des documents complémentaires relatifs au refus (facultatif).
- Cliquez sur Ok.
Surveillance
Tout contrat actif peut être surveillé. La surveillance comporte différents niveaux d’intensité et chacun peut être utilisé pour des raisons différentes. Vous pourrez consulter le niveau de surveillance que vous avez appliqué à un contrat dans la section Surveillance du contrat. Selon le niveau de surveillance appliqué, d’autres parties de la chaîne contractuelle pourront également consulter le dossier de surveillance.
Si une surveillance est liée à un contrat établi avec une entreprise plutôt qu’avec un conseiller, l’état de santé du dossier des conseillers associés à cette entreprise n’est pas affecté. Cependant, si une dette est liée à un contrat établi avec un conseiller, l’état de santé de toutes les entreprises avec lesquelles ce conseiller a des liens est affecté.
Vous pouvez en tout temps cesser ou modifier la surveillance. La section Surveillance du dossier du conseiller affiche une piste d’audit des activités liées à la surveillance, y compris le niveau de surveillance pour l’assureur qui a placé le contrat sous surveillance et les raisons de la surveillance.
Niveau de surveillance et motifs
Niveau | Motif | Partagé? |
Niveau 1 : Nouveau conseiller | Nouveau dans l’industrie | Non |
Niveau 2 : Enquête interne | Enquête interne | Non |
Niveau 3 : Coaching | Pratiques d’affaires | Oui |
Procédures | ||
Ventes | ||
Niveau 4 : Surveillance étroite | Demandé par de l’assureur | Oui |
Demandé par l’AG | ||
Exigence réglementaire |
- Ouvrez le contrat que vous désirez surveiller.
- Sélectionnez Surveillance dans le Menu contrat situé dans le coin inférieur gauche.
- Cliquez sur le bouton Ajouter situé dans le coin droit.
- Sélectionnez le Niveau de surveillance que vous désirez.
- Sélectionnez la Raison de la surveillance.
- Indiquez la Date d’entrée en vigueur de la surveillance.
- Indiquez la date à laquelle vous désirez recevoir un Rappel au sujet de la surveillance.
- Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez en tout temps modifier ou cesser la surveillance. Vous n’avez qu’à cliquer l’icône
pour modifier la surveillance ou sur
pour la cesser.
Dette
La section des dettes se veut une façon pratique de suivre les dettes et les contrats. Elle ne remplace pas un système de gestion des dettes.
Si une dette est liée à un contrat établi avec une entreprise plutôt qu’avec un conseiller, l’état de santé des conseillers associés à cette entreprise n’est pas affecté. Cependant, si une dette est liée à un contrat établi avec un conseiller, l’état de santé de toutes les entreprises avec lesquelles ce conseiller a des liens est affecté.
- Ouvrez le contrat pour lequel vous désirez enregistrer une dette.
- Sélectionnez Dette dans le Menu contrat situé dans le coin inférieur gauche.
- Cliquez sur le bouton Ajouter situé dans le coin supérieur droit.
- Indiquez le Montant de la dette.
- Choisissez le Statut de la dette (Non résolue, fermée, résolue).
- Indiquez une Description (facultatif).
- Indiquez la Date d’entrée en vigueur de la dette.
- Indiquez la date à laquelle vous désirez recevoir un Rappel (si le déclencheur approprié a été créé).
- Indiquez la date à laquelle le plus récent paiement a été reçu dans le champ Payé le (facultatif).
- Indiquez le montant du Dernier paiement (obligatoire si vous avez complété l’étape 9).
- Cliquez sur Enregistrer.
Lorsque vous enregistrez une dette relative au conseiller primaire d’un contrat, cette information est confidentielle par défaut et ne sera pas vue par les autres parties de la chaîne contractuelle. Cependant, si la dette est non résolue depuis au moins cinq jours (à compter de la date dans laquelle elle a été ajoutée à APEXA), vous pouvez partager cette information.
- Ouvrez le contrat pour lequel une dette est enregistrée.
- Sélectionnez Dette dans le Menu contrat situé dans le coin inférieur gauche.
- Sélectionnez l’icône
sous Partagée dans l’écran des dettes. - Cliquez sur le bouton Confirmer.
- Un crochet vert devrait s’afficher sous Partagée dans l’écran des Dettes pour indiquer que l’information relativement à la dette est dorénavant partagée avec les autres parties.
Après avoir négocié les modalités de paiement de la dette avec le conseiller, vous pouvez modifier l’information de la section de Dette en cliquant 
. Lorsque le conseiller a remboursé sa dette au complet, vous pouvez modifier le statut de la dette à « Fermée » et les informations relatives à celle-ci ne seront plus partagées avec les autres parties.
Il est préférable de modifier le statut de la dette (Fermée) plutôt que de supprimer la dette lorsque celle-ci a été remboursée. L’historique des dettes du conseiller sera ainsi conservé.
Consolider un contrat
Après une acquisition, plusieurs contrats peuvent représenter la même relation contractuelle. Dans ce cas, vous pouvez fusionner plusieurs contrats en un. Vous pouvez aussi transférer tous les codes de contrats existants au nouveau contrat principal ou les fusionner. Lors de la consolidation de deux contrats, le contrat abandonné (celui qui est fusionné dans un autre) sera résilié. Le système indiquera que ce contrat a été consolidé.
Pour pouvoir consolider des contrats, les conditions suivantes doivent être remplies :
- Vous êtes la partie principale du contrat (c’est-à-dire que vous êtes au sommet de la chaîne contractuelle).
- Les contrats que vous désirez consolider comportent exactement les mêmes parties contractuelles dans la chaîne (par exemple, les deux contrats ont les mêmes assureurs, AG, AGA et conseiller).
- Ouvrez le contrat abandonné (ce contrat sera résilié).
- Cliquez sur le bouton Actions situé sous l’en-tête du contrat.
- Sélectionnez Consolider dans le menu déroulant.
- Confirmez que vous désirez consolider les codes de contrat. Sélectionner Oui aura pour effet de copier les codes au contrat sélectionné à l’étape 5.
- Choisissez le contrat avec lequel le contrat abandonné sera consolidé.
- Ajoutez une Note explicative (facultatif).
- Téléversez les documents complémentaires (facultatif).
- Cliquez sur Ok.
Historique d’un contrat
Il est possible de consulter l’historique d’un contrat dans la trousse de contrat pour des fins de traçabilité ou d’audit. Cette section présente un récapitulatif des événements du cycle de vie d’un contrat. Chaque fois qu’un changement au chapitre du statut ou de l’état d’un contrat se produit, un nouvel enregistrement sera généré.