Vérification des antécédents criminels
- Barb Boothe
Conseillers
APEXA effectue automatiquement une vérification des antécédents criminels d'un conseiller, par le biais du fournisseur SterlingBackCheck, si les conditions suivantes sont remplies :
- Le conseiller entre dans une nouvelle relation contractuelle nette avec un client APEXA ; et
- Aucune vérification des antécédents criminels n'a été effectuée au cours des 365 derniers jours/année.
La vérification des antécédents criminels est lancée après que la demande de contrat a été acceptée par le client APEXA, qu'une trousse de contrat a été ajoutée au contrat et que le contrat a été envoyé au conseiller.
Si un client souhaite effectuer une vérification des antécédents criminels, mais que les critères ci-dessus ne sont pas remplis, il peut choisir de demander manuellement une vérification des antécédents criminels. Le coût de cette vérification sera facturé au client.
Actionnaires
APEXA effectue automatiquement une vérification des antécédents criminels d'un actionnaire, par l'intermédiaire du fournisseur SterlingBackCheck, si les conditions suivantes sont réunies :
- L'entreprise dont l'individu est actionnaire entre dans une nouvelle relation contractuelle nette avec un client APEXA ;
- L'actionnaire est inscrit sur la liste de l'entreprise au moment où la trousse contractuelle est ajoutée au contrat et possède ≥20% de l'entreprise ; et
- Aucune vérification des antécédents criminels n'a été effectuée sur l'actionnaire au cours des 365 derniers jours/année.
La vérification des antécédents criminels est lancée après qu'une demande de contrat ait été acceptée par le client de l'APEXA, qu'une trousse de contrat ait été ajoutée au contrat et que le contrat ait été envoyé à l'entreprise.
Si un client souhaite effectuer une vérification des antécédents criminels, mais que les critères ci-dessus ne sont pas remplis, il peut choisir de demander manuellement une vérification des antécédents criminels. Le coût de cette vérification sera facturé au client.
*NOTE : Il est très important que l'utilisateur client accepte la PREMIÈRE demande de contrat (la première demande de contrat qui a été soumise par le conseiller ou l'entreprise) afin de générer la vérification automatique des antécédents.
Résultats
Une vérification des antécédents criminels peut donner l'un des résultats suivants :
- Clair : aucune condamnation pouvant être divulguée n'a été trouvée dans le Répertoire national des casiers judiciaires de la GRC.
- Pas clair : une ou plusieurs condamnations pouvant être divulguées ont été trouvées dans le Répertoire national des casiers judiciaires de la GRC. BackCheck produira un autre rapport, habituellement dans les deux jours ouvrables suivants, indiquant si le conseiller a divulgué ces condamnations de façon complète et exacte.
- Pas clair - Exact : les condamnations divulguées par le demandeur sont une description complète et exacte du dossier trouvé dans le Répertoire national des casiers judiciaires de la GRC.
- Pas clair - inexact : la ou les condamnations divulguées par le demandeur ne sont pas une description complète et exacte du dossier trouvé dans le Répertoire national des casiers judiciaires de la GRC.
- Impossible à compléter : Il est difficile de différencier les candidats en utilisant seulement les données conventionnelles (nom, date de naissance, lieu de naissance, détails criminels fournis) et les empreintes digitales sont nécessaires pour identifier le candidat avec précision (voir les renseignements supplémentaires ci-dessous).
Les résultats d'une vérification des antécédents criminels sont accessibles à tout client ayant un contrat en cours, actif, déclassé ou acquis avec un conseiller ou une entreprise. L'historique de toutes les vérifications des antécédents criminels, ainsi que leurs résultats, seront visibles pour ces clients.
Pourquoi mon conseiller a-t-il reçu le résultat "Impossible à terminer" ?
Backcheck renvoie la mention " Impossible à remplir " pour l'une des deux raisons suivantes :
(1) des renseignements sur les condamnations ont été découverts et pourraient correspondre au nom et à la date de naissance du demandeur, mais une correspondance exacte ne peut être confirmée ; ou
(2) il existe un dossier ouvert qui pourrait correspondre au nom et à la date de naissance du demandeur, mais qui semble incomplet et nécessite une mise à jour par la GRC.
Backcheck ne communiquera aucun résultat autre que " impossible à compléter " si le dossier d'un conseiller tombe dans l'une de ces catégories décrites dans leur courriel ci-dessus. Par conséquent, il n'y a aucun moyen pour APEXA de mettre à jour son profil avec un résultat autre que " impossible à compléter ".
Zero-In
Si le résultat de la vérification des antécédents criminels est " pas clair " ou " pas clair - inexact ", APEXA permettra aux clients de demander une deuxième vérification des antécédents criminels sans frais supplémentaires pour le client. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton Zero In à côté des résultats. Avant de le faire, le client doit communiquer au conseiller ou à l'actionnaire les résultats de la vérification et lui indiquer qu'il recevra un autre courriel lui permettant de procéder à une nouvelle vérification des antécédents. L'option "Zero In" permet simplement au conseiller ou à l'actionnaire de refaire la vérification des antécédents, ce qui lui donne l'occasion de divulguer plus précisément les condamnations antérieures.
- Si les résultats ne sont pas clairs, il est recommandé que le client attende au moins deux jours ouvrables avant de demander une deuxième vérification, pour voir si BackCheck envoie un rapport supplémentaire clarifiant le résultat comme Non clair - Précis. Cela signifierait que le conseiller a déjà fourni une description complète et exacte de toute condamnation.
Les résultats de la vérification de l'absence de condamnation seront mis à la disposition de tous les clients ayant accès aux informations criminelles sur ce conseiller ou cet actionnaire.
Si la vérification initiale du casier judiciaire a été lancée par le système (automatiquement sur la base des critères énoncés ci-dessus), tout client ayant accès au conseiller sera autorisé à sélectionner l'option "Zero-In". Si la vérification du casier judiciaire a été effectuée manuellement par l'un des clients, seule cette organisation aura la possibilité de sélectionner l'option "Zero-In" (car le coût de la vérification secondaire sera répercuté sur cette organisation).
Le processus de BackCheck et les délais d'exécution
Lorsqu'une vérification des antécédents criminels est demandée dans APEXA, automatiquement ou manuellement, le conseiller ou l'actionnaire recevra une invitation d'APEXA à se connecter au portail BackCheck. Un guide à l'intention des conseillers sur la manière de procéder à une vérification des antécédents est disponible sur la page guides-pratiques-conseillers du site web d'APEXA.
Le portail BackCheck utilise la vérification électronique de l'identité. Le conseiller ou l'actionnaire devra répondre à une série de questions semblables aux informations requises pour toute transaction sensible en ligne, comme les services bancaires en ligne ou un rapport de crédit en ligne.
Si un conseiller échoue à la vérification d'identité en ligne, il lui sera demandé de procéder à une vérification d'identité traditionnelle (en personne) en imprimant un formulaire de consentement et en présentant au moins une pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement. Les conseillers peuvent vérifier leur identité de cette façon dans un bureau de Postes Canada ou chez un notaire.
Le délai de réception des résultats dépendra du moment où le conseiller ou l'actionnaire accède au portail de BackCheck et effectue les étapes nécessaires à la vérification des antécédents. Une fois que le conseiller ou l'actionnaire a terminé son processus, les résultats de la vérification des antécédents criminels seront affichés dans APEXA dans un délai d'un jour ouvrable.