Présentation de la mise sous contrat

En tant qu’entreprise, vous pouvez utiliser le portail APEXA pour établir et gérer des contrats. Le terme Contrat fait référence à la relation entre les parties dans APEXA. Par exemple, un contrat Conseiller–AG–Assureur signifie qu’il y a une relation contractuelle entre le conseiller, l’AG et l’assureur.

Vous pouvez seulement demander un contrat avec l’organisation directement au-dessus de vous dans la chaîne contractuelle. Si vous désirez qu’une trousse s’arrête à l’une des parties de la chaîne contractuelle, vous devez inclure une exigence à l’intention de cette partie dans la trousse. Les relations doivent être établies à chaque niveau de la hiérarchie dans APEXA. Par exemple, dans une relation contractuelle Assureur > AG > Entreprise > Conseiller, il doit y avoir un contrat entre :

• Assureur – AG
• AG – Entreprise
• Entreprise – Conseiller
• AG – Entreprise – Conseiller
• Assureur – AG – Entreprise
• Assureur – AG – Entreprise – Conseiller

La relation contractuelle doit être établie du bas vers le haut. Par exemple, dans une relation contractuelle Assureur > AG > Entreprise > Conseiller, la relation entre le conseiller et l’entreprise est établie en premier, ensuite celle entre l’AG, l’entreprise et le conseiller et enfin celle entre l’assureur, l’AG, l’entreprise et le conseiller.

Certaines entreprises peuvent tenir le rôle d’AG dans une relation contractuelle et celui d’AGA dans une autre. Dans cette situation, vous pouvez indiquer quel profil vous désirez afficher. Pour en savoir plus sur la façon de passer d’un profil à l’autre, veuillez consulter la section Comment basculer d’un profil à l’autre.

Il y aura dans votre entreprise une ou plusieurs personnes qui auront la responsabilité de votre entreprise. Toutes les entreprises sont habituellement traitées de la même façon, peu importe leur position dans la chaîne contractuelle.

Recherche de contrat

En tant qu’entreprise, seuls vos propres contrats seront accessibles dans le sous-menu Contrats. Vous pouvez filtrer les résultats de votre recherche par partie principale (la partie à la tête de la chaîne contractuelle), par ID du contrat, par état, par statut et par code de vente.

État de santé d’un contrat

Un contrat est en « mauvaise santé » si des exigences du contrat sont en suspens (voir la section Remplir les exigences d’un contrat ci-dessous).

Communication dans les contrats

Tout au long du processus de mise sous contrat, la section Commentaires affiche les communications entre les parties au contrat, avant et après que le contrat soit conclu. Chaque commentaire s’affiche dans une boîte distincte avec le nom de l’utilisateur qui a créé le commentaire et de celui qui l’a modifié en dernier. L’heure et la date de création ou de modification du commentaire seront affichées.

Verrouiller un contrat

Pendant le processus de mise sous contrat, toutes les parties de la chaîne contractuelle peuvent voir le contrat. Le contrat ne peut cependant être modifié que par un utilisateur à la fois, peu importe qui est responsable de l’enregistrement. Si le contrat est auprès d’une autre partie, votre accès sera limité puisqu’il sera verrouillé par l’autre utilisateur. Vous ne pourrez qu’y ajouter des commentaires. Pour en savoir plus sur la façon d’ajouter des commentaires, consultez la section Communication dans les contrats. Pour vérifier le statut d’un contrat, actualiser la page du navigateur en utilisant le raccourci : Ctrl + R>.

Si un contrat est verrouillé par une partie au sein de votre organisation, l’adresse courriel de cet utilisateur sera affichée dans l’en-tête du contrat. Vous pourrez au besoin contacter la personne qui a verrouillé le contrat. Par contre, si le contrat est verrouillé par une partie à l’extérieur de votre organisation, vous verrez seulement le nom de cet utilisateur (p. ex. : AG).

Recevoir des demandes de contrat

APEXA permet aux conseillers, aux entreprises et aux entités partenaires de demander des contrats à des parties situées au-dessus d’elles dans la chaîne contractuelle. Une organisation peut vous demander un contrat directement ou en demander un à une autre organisation par l’entremise du contrat qu’elle a avec vous.  Les conseillers et les entreprises peuvent également demander le transfert d’un contrat existant d’une partie vers une autre.

Demande de contrat entre deux parties

Demande de contrat entre plusieurs parties

moved2)Ajout de conseillers à un contrat avec une entreprise

Vérification

Vérification – Conseillers

Pour vérifier un conseiller, cliquez sur son nom dans l’en-tête du contrat ou utilisez l’écran de recherche Conseiller.

Vous accéderez alors à son profil et vous pourrez consulter les écrans suivants (en cliquant sur l’élément correspondant dans le menu à gauche).

Vérification – Entreprises

Pour vérifier une entreprise, cliquez sur son nom dans l’en-tête du contrat ou utilisez l’écran de recherche Conseiller.

Après avoir cliqué sur le nom de l’entreprise vous atteindrez son profil, à partir duquel vous pouvez consulter les écrans suivants (en cliquant sur l’élément correspondant dans le menu à gauche).

Attribuer un contrat

Si vous disposez des autorisations appropriées, vous pouvez en tout temps attribuer une demande de contrat à vous-même ou à tout autre utilisateur de votre organisation. Les utilisateurs trouveront peut-être utile de faire une recherche sur tous les contrats qui leur ont été attribués et cela pourrait vous servir d’outil pour attribuer du travail à un autre usager d’APEXA. 

Refuser une demande de contrat

Vous pouvez refuser un contrat en tout temps avant de l’avoir approuvé. Par exemple si vous ne souhaitez pas continuer le processus de mise sous contrat après avoir consulté le dossier du crédit d’un conseiller, vous pouvez refuser la demande de contrat.

Demander un nouveau contrat

Si vous désirez établir une nouvelle relation contractuelle, vous devrez faire une demande dans APEXA. Vous pouvez établir un nouveau contrat avec une partie située au-dessus de vous dans la chaîne contractuelle (par exemple avec un nouvel AG ou une nouvelle entreprise), ou demander un contrat par l’entremise d’une relation actuelle avec une autre partie au-dessus de vous dans la chaîne contractuelle.

Nouvelle demande de contrat entre deux parties

Nouvelle demande de contrat entre deux parties – AG ou AGA

Nouvelle demande de contrat par l’entremise d’une relation existante

Nouveau contrat directement à un assureur

moved2)Demander l’ajout d’un conseiller à un contrat existant

Annuler une demande de contrat

Vous pouvez annuler un contrat en tout temps avant qu’il devienne Actif. Si le contrat est déjà Actif, vous devrez communiquer avec le propriétaire du contrat afin qu’il refuse le contrat ou le résilie.

Établir un contrat

Après avoir reçu votre demande de contrat, le destinataire examinera votre profil et décidera s’il accepte ou refuse votre demande.

Si elle est acceptée, un nouveau contrat s’affichera (voir la section Recherche de contrat) et son statut sera En attente. Le destinataire joindra une trousse de mise sous contrat (une série d’exigences pouvant contenir des questions auxquelles vous devez répondre, des documents que vous devez lire et accepter et des ententes que vous devez signer) au contrat. Il vous renverra alors la trousse et vous recevrez une notification du système pour vous informer qu’un contrat requiert votre attention. Ce contrat sera affiché dans la section « Contrats qui vous ont été assignés » du tableau de bord, ou vous pouvez y accéder en utilisant la fonction Recherche de contrat.

Répondre aux exigences d’un contrat

Lorsque la trousse de mise sous contrat comportant les exigences du contrat vous a été renvoyée, vous devrez répondre aux exigences avant de pouvoir la soumettre de nouveau à la partie avec laquelle vous concluez le contrat. 

Soumettre le contrat

Lorsque vous aurez rempli toutes les exigences du contrat, vous pourrez le soumettre afin qu’il soit révisé et approuvé.

Après avoir rempli toutes les exigences du contrat, cliquez sur le bouton Soumettre situé sous l’en-tête du contrat.